Outlook 2016 настройка автоответа отпуск

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:

• Приветствие
• Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
• Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
• Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.

Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта

Тел.: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ Почта:”.

С текущими вопросами обращайтесь в ХХХ отдел офиса по телефону: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.” Номер для экстренной связи со мной: +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ.”

А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Подробности

Автоответ – это специальное сообщение, которое клиент рассылает автоматически в ответ на приходящие письма. Сообщение содержит в себе заранее подготовленный текст и способно донести до оппонента некую важную информацию.

Стоит отметить, что такая опция в составе клиента появилась не так давно. Она будет полезна тем людям, кто работает по переписке и до сих пор не использует мессенджеры различного типа. Однако нужно, чтобы сервер почты поддерживал такую опцию.

Но об этом волноваться не стоит. Практически все современные сервисы имеют в своем распоряжении такую штуку. Ведь если ее не будет, то они будут существенно отставать от конкурентов. А это очень плохо для бизнеса.

Теперь о том, зачем настраивать автоответчик. Эта штука полезна в том случае, если человек куда-то отошел и хочет уведомить об этом клиентов. Также автоответ может содержать в себе информацию о том, что работник ушел в отпуск.

Можно даже настроить типовой ответ на запрос того или иного каталога товаров. В общем, сфер использования у этой функции очень много. А это возвращает нас к вопросу о настройке автоответа в Mozilla Thunderbird.

Процесс настройки

Для тех, кто уже давно работает с клиентом данный процесс не покажется особо сложным. Но новички будут испытывать определенные трудности. Тем более, что интерфейс программы может показаться им непривычным и даже неудобным.

В некоторых случаях даже русский язык не спасет, хоть почтовый клиент полностью переведен. Поэтому мы предоставим подробнейшую инструкцию с четким алгоритмом действий, которая поможет вам сделать все правильно. Вот она:

1. Итак, сначала нужно запустить клиент.
2. Далее в верхней панели инструментов ищем кнопку «Создать» и нажимаем на нее.
3. Появится меню, в котором необходимо выбрать «Сообщение».
4. Заполняем письмо таким образом, как вы хотите его видеть в качестве ответа людям, которые вам напишут.
5. Затем кликаем на кнопку «Файл» в верхней части окошка.
6. Появится меню, в котором следует выбрать «Сохранить как» и затем – «Шаблон».
7. Переходим во вкладку «Шаблоны».
8. Нажимаем отмеченную иконку, а потом «Фильтры сообщений».
9. Снова кликаем по этому же пункту.
10. Нажимаем кнопку «Создать».
11. Заполняем поле «Имя фильтра».
12. Затем отмечаем пункт «При получении новой почты», все остальные отключаем.
13. Далее отмечаем «При выполнении любого из условий».
14. В окошке «Производить следующие действия» выбираем в соответствующей графе «Ответить по шаблону», а в строчке рядом выбираем тот шаблон, который создали ранее.
15. Теперь остается только нажать на кнопку «ОК».

Вот и все. Автоответчик настроен. Теперь все, кто шлет вам письма будут получать сообщение о том, что вы по какой-то причине отошли от дел. Очень удобно, так как не нужно отвечать одно и то же всем оппонентам вручную.

Мало кто знает, но открыть окно для создания нового шаблона можно гораздо проще и быстрее. Для этого нужно использовать горячие клавиши. В программе для этого применяется сочетание Ctrl + N. После нажатия на эти кнопки появится окно для создания нового шаблона. Все остальное следует выполнять в строгом соответствии с выше предложенной инструкцией. Для тог, чтобы отключить автоответ в Thunderbird, достаточно будет всего лишь удалить шаблон из соответствующей папки.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

Сервисные центры

Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).

Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.

Службы поддержки (в частности в онлайн играх)

Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).

На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Источник

Очистка папок

Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

Способы подключения автоответчика

Для работы автоответчика на Андроиде существует несколько способов. Сразу предупрежу, что не стоит ожидать настоящего автоматического ответа, который бывает на стационарных телефонах.

На смартфонах невозможно иметь такую же систему, когда после нескольких гудков автоматически воспроизводится записанное голосовое сообщение, а после сигнала звонивший диктует сообщение. Ну а когда человек освобождается, он слушает голосовую запись.

Почему такой функции нет на мобильном телефоне? Дело в том, что несколько лет назад Google внесла существенные изменения в свою политику, которые были направлены на защиту пользовательских данных.

После этого все приложения в их магазине Play Market, как-либо связанные с использованием личной информации в открытом доступе, были удалены.

В том числе и все программы, связанные с классическим автоматическим ответом при помощи записи входящих или воспроизведения уже записанных сообщений.

У пользователей осталось лишь несколько методов для того, как установить автоответ на мобильный телефон.

Услуга оператора связи

На мой взгляд, лучший и самый простой вариант автоответчика Android в настоящий момент — услуга оператора мобильной связи. У любого оператора в России есть такая одноименная функция.

Принцип ее работы состоит в том, что звонящий может оставить голосовое сообщение, а пользователь прослушает его в любое удобное время.

Даже если звонивший не оставит сообщения, а просто бросит трубку, пользователь все равно получит SMS с информацией о том, кто звонил и когда.

Поставить функцию можно платно. Метод оплаты и цены зависят от города проживания и оператора связи. Оплата происходит раз в сутки или раз в месяц. Подключение, как правило, бесплатное.

Отключить автоответчик можно просто не оплачивая абонентскую плату, или введя определенный USSD-код для отказа от услуги.

Использование старых приложений

Приложения, которые несколько лет назад имели полный функционал для автоматического ответа и были удалены, по-прежнему существуют. Скачать автоответчик такого типа из Play Market невозможно, потому что там нет этих программ.

Большинство старых приложений можно установить напрямую, загрузив apk-файл и запустив его на смартфоне. Найти установочный файл можно в интернете, по большей части на платформе 4PDA.

TextDrive

Например, есть приложение TextDrive, изначально предназначавшееся для использования водителями такси. В нем можно отвечать голосовым или текстовым сообщением не только на звонки и СМС, но и на сообщения из мессенджеров.

Приложение доступно только на английском языке, и перевода на русский, очевидно, не стоит ожидать. Поддерживается работа на операционной системе Android до версии 8.0.

Если Ваша прошивка новее, то программа не будет работать. Опять-таки, это связано с изменением политики Google.

Telman

Ещё одно отличное приложение, которые было удалено из Play Market. Помимо записи и воспроизведения голосового сообщения, здесь можно записать отдельно приветственную, и отдельно прощальную фразу.

Приветственная фраза включается сразу после переключения на автоответ, а прощальная воспроизводится после того, как звонивший продиктовал свое сообщение.

В том, как настроить автоответчик Telman, нет ничего сложно. В параметрах придется лишь записать свой аудиофайл, а также выбрать задержку для переключения на голосовую почту.

Приложение ужасно переведено, поэтому я рекомендую оставаться на английской локализации. Программное обеспечение работает только на Android версиях не старше 7.0.

Современные аналоги автоответчика

Так как официально старых автоответчиков нет, должны быть программы, которые хотя бы частично имеют схожие функции.

Все такие приложения работают по принципу отправки заготовленных текстовых сообщений, если пользователь не берет трубку или не отвечает на SMS сам.

При этом никакой записи входящего звонка не происходит. Единственная информация о звонившем — это номер его телефона и время звонка (что и так есть на всех телефонах).

Лучшая программа для этого — СМС Автоответ. Другое название — СМС планировщик. Позволяет отправлять текстовые сообщения на входящие звонки. Можно настроить несколько профилей для разных ответов на сообщения и звонки, а также добавлять номера в черный список.

Приложение доступно в Play Market, поэтому проблем с тем, как включить автоответ, не будет. Загрузка бесплатна, из-за чего есть реклама.

Если нужно знать, как отключить приложение, достаточно перейти в настройки и деактивировать опцию автоответа. Либо просто удалить программу автоответчика на телефоне.

Как настроить Mail.ru в Outlook

Печать Как настроить Microsoft Outlook?

Перед настройкой нужно убедиться в том, что интернет подключен, в меню «Настройки» почтового ящика на вкладке «Почтовые программы» необходимо отметить флажок в пункте « Я хочу получить доступ к почтовому ящику с помощью почтового клиента ».

Автоматическая настройка

1. Запустить программу Microsoft Outlook.
2. При первом запуске программа предложит создать учетную запись. Нужно нажать «Далее» и перейти к третьему шагу настройки почтового клиента.
3. В разделе «Файл» нужно нажать на кнопку «Добавление учетной записи».
4. В открывшейся форме «Автоматическая настройка учетной записи» ввести:
   • имя;
   • адрес электронной почты, выбранный при регистрации почтового ящика (к примеру, primer@rambler.ru);
   • пароль, указанный при регистрации почтового ящика.
5. Нажать «Далее» и дождаться соединения с почтовым сервером.

Если учетные данные введены правильно, программа выполнит оставшиеся настройки автоматически.

Если по каким-то причинам программе не удается выполнить автоматическую настройку или нужно изменить параметры, клиент можно настроить вручную.

1. 1. В окне настройки учетной записи нужно выбрать «Настроить вручную параметры сервера» и два раза нажать «Далее» (в нижнем правом углу окна).

1. 1. В открывшемся окне «Параметры электронной почты интернета» нужно проверить следующие данные (и исправить их в случае несоответствия):
      • имя;
      • адрес электронной почты (к примеру, primer@rambler.ru. В т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • тип учетной записи – POP3;
      • сервер входящей почты для протокола POP3 должен быть pop.rambler.ru (в т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • сервер исходящей почты должен быть smtp.rambler.ru (в т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • пользователь и пароль (адрес электронной почты и пароль, выбранный при регистрации ящика).

1. 1. Далее нужно нажать на кнопку «Другие настройки» (в нижнем правом углу окна).
   2. В открывшемся меню нужно перейти во вкладку «Сервер исходящей почты» и поставить галочку в поле «SMTP-серверу требуется проверка подлинности».
   3. Далее нужно перейти во вкладку «Дополнительно» и в случае необходимости настроить следующие параметры:
      • поставить галочку в поле «Требуется шифрованное подключение (SSL)» для активации безопасного соединения;
      • в выпадающем меню «Использовать следующий тип шифрованного подключения» выбрать SSL;
      • установить галочку в пункте «Оставлять копии сообщений на сервере», если нужно сохранять на сервере копии своих писем.

1. 1. Теперь нужно нажать на кнопку «OK», затем «Далее» и «Готово».

1. 1. В окне настройки учетной записи нужно выбрать «Настроить вручную параметры сервера» и два раза нажать «Далее» (в нижнем правом углу окна).

1. 1. В открывшемся окне «Параметры электронной почты интернета» нужно проверить следующие данные (и исправить их в случае несоответствия):
      • имя;
      • адрес электронной почты (к примеру, primer@rambler.ru. В т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • тип учетной записи – IMAP;
      • сервер входящей почты для протокола IMAP должен быть imap.rambler.ru (в т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • сервер исходящей почты должен быть smtp.rambler.ru (в т.ч. для других доменов «Рамблер-Почты» – @lenta.ru, @ro.ru и др.);
      • пользователь и пароль (адрес электронной почты и пароль, выбранный при регистрации ящика).

1. 1. Далее нужно нажать на кнопку «Другие настройки» (в нижнем правом углу окна).
   2. В открывшемся меню нужно перейти во вкладку «Сервер исходящей почты» и поставить галочку в поле «SMTP-серверу требуется проверка подлинности».
   3. Далее нужно перейти во вкладку «Дополнительно» и в случае необходимости настроить следующие параметры:
      • поставить галочку в поле «Требуется шифрованное подключение (SSL)» для активации безопасного соединения;
      • в выпадающем меню «Использовать следующий тип шифрованного подключения» выбрать SSL;

1. Теперь нужно нажать на кнопку «OK», затем «Далее» и «Готово».

Если настроить почтовый клиент не удалось, подробные обучающие материалы и справочную информацию можно найти в специальном разделе «Помощь» на сайте разработчика программы.

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

источник

Как отключить автоответ

Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.

В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».

Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ

Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, — незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

   Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

   Прописываем текст сообщения

3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

   Нажимаем кнопку «Сохранить как»

4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Выбираем формат «Шаблон Outlook»

5. Используйте кнопку «Сохранить».

   Нажимаем кнопку «Сохранить»

6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

   Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

   Нажимаем кнопку «Новое»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Выбираем, когда будет действовать автоответчик

10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

   Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

   Пишем текст

3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

   Кликаем по кнопке «Сохранить как»

4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Ставим формат «Шаблон Outlook»

5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

   Разворачиваем меню «Сервис»

6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

   Выбираем пункт «Правила и оповещения»

7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

   Кликаем по кнопке «Новое правило»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.

1. Создайте новое электронное письмо и напишите свой ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
2. Выберите Файл и Сохранить как.
3. Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
4. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
5. Выберите Новое правило.
6. Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
7. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
8. Выберите ответ с использованием определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
9. Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку “Далее.
10. Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку “Далее.
11. Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что параметр Включить это правило отмечен.
12. Выберите Готово, а затем ОК.

Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя в этом процессе указывается учетная запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вам нужно помнить, чтобы отключить автоответчик.

1. Выберите Файл в Outlook.
2. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите «Правила электронной почты».
3. Выберите учетную запись и снимите флажок рядом с правилом автоответа.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись к работе!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в основном такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.

1. Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
2. Выберите Отправить автоматические ответы.
3. Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
4. Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
5. Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может понадобиться проверять «Мои контакты», только в противном случае электронные письма будут отправляться всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
6. Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.

Отключите сообщение об отсутствии на работе в Office 365

Если вы не хотите использовать таймер, приходите пораньше или вам нужно отменить сообщение об отсутствии на работе, вы можете это сделать.

1. Откройте Outlook и выберите Файл.
2. Выберите «Автоматические ответы» и выделите правило отсутствия на работе.
3. Выберите Не отправлять автоматические ответы.

Это остановит отправку сообщений Exchange немедленно, поэтому убедитесь, что вы готовы ответить, как только отключите его.

Теперь вы знаете, как настроить Outlook на сообщение об отсутствии на работе, нет никаких оснований не отвлекаться от работы. Удачи с этим!