Создаем шаблон письма в ms word

Верстка HTML-писем

Шаблоны HTML-писем

Верстка писем для большинства непривычна и сложна, а первые письма получаются угловатыми и неуклюжими. К счастью, мир не без добрых людей и существуют бесплатные шаблоны, которые значительно облегчают верстку. Но если вы бесстрашный ниндзя и любите вызовы, или просто хотите уникальный дизайн, то создание собственного шаблона может принести пользу и даже радость. Ниже я подобрал несколько мест с бесплатными шаблонами, которые облегчат ваш путь:

1. Универсальный, простой отзывчивый шаблон электронной почты.
2. Litmus.com — можно найти отличные бесплатные адаптивные шаблоны под разные нужды.
3. Отзывчивые транзакционные HTML шаблоны электронной почты.
4. Cerberus — хорошая подборка адаптивных шаблонов.
5. Responsiveemailpatterns.com — коллекция шаблонов и модулей для адаптивных писем.

Советую не начинать с чистого листа, а присмотреться к какому-нибудь шаблону и постепенно делать из него что-то уникально и красивое.

Базовые правила верстки HTML-писем

1.  вместо . Используя табличную верстку, вы избежите множества проблем с некорректным отображением вашего письма в разных почтовых клиента и браузерах. Табличная верстка правила в интернете долгое время благодаря корректному отображению в разных браузерах и большому числу параметров управляющих видом таблиц.
2. Используйте универсальные атрибуты HTML-тегов и универсальные CSS-свойства.
   • вместо ,
   • вместо ,
   • CSS2 вместо CSS3,
   • HTML4 вместо HTML5,
   • вместо ,
   • HTML-атрибуты вместо CSS.
3. Встроенные (Inline) CSS вместо внешних .css файлов. Конечно, верстать такое не очень удобно, возникают сложности с проверкой и корректировкой кода. Но, на наше счастье, существуют сервисы по автоматическому переводу всех стилей во встроенные.
   • Premailer.io
   • inlinestyler.torchbox.com

   Пример встроенного стиля

4. Ширину всего документа в 600px. Это обезопасит ваших читателей от горизонтальной прокрутки. Вместо этого можно сделать письмо адаптивным.
5. Задавайте таблицам атрибуты .
6. Лучше всего использовать стандартные шрифты (Helvetica, Arial) имеющиеся на любом устройстве.

Вы можете свободно игнорировать некоторые правила верстки в угоду удобству и красоты, но нужно понимать, что пользователь может увидеть что-то совсем отличное от того, что вы хотели предложить.

Странные отступы 

Для организации отступов можно использовать пустые конструкции и 

Для вертикального отступа:

<div style="height: 10px; font-size: 10px; line-height: 11px;">&nbsp;</div>

Для горизонтального отступа:

<td width="23" style="width: 23px; max-width: 23px; min-width: 23px;">&nbsp;</td>

Но также можно применить padding к ячейке таблицы:

<td style="padding: 23px;"></td>

Верстка кнопок для HTML-писем

И тут тоже есть свои подводные камни. Обычным способом, к сожалению, кнопку не сделать, почтовый клиент может не принять такой код и вырежет его. Я нашёл два решения этой проблемы.

Первое решение завязано на хитром использовании все тех же таблиц. Выглядит красиво и адаптивно.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Кнопки 1 by Ivanov Klim on CodePen.

Второе решение завязано на использовании Vector Markup Language (VML)— языка векторной разметки. На сайте buttons.cm можно самостоятельно сделать кнопку на этом языке.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Кнопка 2 by Ivanov Klim on CodePen.

HTML-письма, фоновое изображение

Фоновое изображение лучше всего также накладывать с помощью VML. Существует схожий с кнопками онлайн-сервис создания фонового изображения. Ниже можно посмотреть пример реализации функционала сервиса с некоторыми изменениями для придания вида письма.

Показать / Скрыть пример

See the Pen Письмо странным людям by Ivanov Klim (@DreamerKlim) on CodePen.

Pixel Buddha (3)

Ознакомьтесь с веб-сайтом Pixel Buddha для эксклюзивного контента. Идея Pixel Buddha заключается в создании источника больших ресурсов для профессионального дизайнерского сообщества, включая бесплатное и премиальное программное обеспечение, веб-продукты, шаблоны, значки, шрифты и темы.

Они предлагают 3 бесплатных адаптивных шаблонов писем, в том числе шаблон Хэллоуина , шаблон для праздника  и шаблон Passion.

Обязательно ознакомьтесь с другими бесплатными предложениями , которые доступны для вас — вы никогда не знаете, когда это пригодится! См. Шаблон электронной почты ниже. Его также легко настроить, если вы хотите адаптировать его для другого мероприятия или праздника.

Инструменты

Вордпрессовский плагин e-Newsletter позволяет профессионально управлять рассылками и абонентами. Причем и то, и другое делается прямо через панель администратора WordPress. Это обстоятельство обеспечивает полный контроль и совершенно бесплатно, что не может не радовать.

Еще один простой инструмент — Bulletproof background images, представляющий собой простой инструмент, который позволяет получить код для фонового изображения создаваемых писем. С его помощью можно сделать корреспонденцию намного красивее. Для оформления письма просто следует указать URL понравившегося фонового изображения и его резервный цвет, а также должны ли эти параметры применяться ко всему телу HTML-письма или они предназначены только для одной из ячейки таблицы. В результате будет получен готовый код, который требуется скопировать и вставить в свой шаблон.

Теперь вы знаете, как отправить HTML-письмо. Его создание не представляет особой сложности, особенно если пользоваться готовыми шаблонами, в которых в Сети нет недостатка. Поэтому даже те, кто не имеет особых знаний, смогут легко справиться с этой задачей.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Обязательные особенности бесплатных шаблонов рассылок по электронной почте

• Адаптивный дизайн — ваш шаблон должен адаптироваться под любой размер экрана;
• Поддержка популярных почтовых клиентов;
• Интеграция соцсетей;
• Качественные слайдеры и баннеры;
• Интерактивная инфографика с лаконичным описанием деталей;
• Кнопки призыва к действию;
• Последняя галерея с визуальными материалами высокого разрешения;
• Минималистичные иконки — чтобы выделить ваши лучшие услуги;
• Кликабельные баннеры — для отображения последних обновлений;
• Раздел видео — чтобы получить больше просмотров вашего продукта;
• Кнопка «Узнать больше» — для перехода на главную страницу с нужным материалом;
• Ценовой раздел с активными кнопками;
• Возможность отказа от подписки;
• Совместимость с HTML-редактором.

Структура шаблона

Хедер

Шапка письма. Сюда компания ставит свой логотип, ссылки на главные разделы сайта или лендинги, иногда добавляет контакты для связи.

Компания вставила логотип, название, рекламный слоган, номер колл-центра и ссылки на разделы из каталога товаров.

Основная часть

Основная часть – место для описания коммерческого предложения, ярких картинок и вашей фантазии

Это поле для креатива, но важно не перегрузить шаблон текстом и пестрым дизайном. Пишите коротко и по делу, а картинки вставляйте не для красоты, а для иллюстрации идеи, как это делает сеть спортивных клубов Alex Fitness:

Емкое письмо от фитнес-клуба: завлекающий текст, тематическая картинка. Один минус – нет кнопки с призывом к действию. Ее не стоит прятать в футер. Лучше поставить в основную часть.

Футер

Подвал письма. Здесь указывают юридический адрес отправителя, ссылки на соцсети и кнопку «отписаться от рассылки».

Это футер сервиса по продаже билетов Bileter.ru. Серый скучный фон, и зря. Попрощайтесь с подписчиками ярко, чтобы запомниться и оставить приятное впечатление. Продумайте дизайн, а текст составьте не из официально-деловой лексики, а понятных и душевных слов.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме. Правила составления:

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность

Возможности HTML-шаблона

а) на устройствах с любой шириной экрана;б) в любом браузере и любой почте.

Теперь про ограничения. Язык HTML разработали в 1980-90-х годах. С тех пор он обновлялся несколько раз, а в интернете появились новые браузеры и почтовые провайдеры. Они не составили единые стандарты обработки кода, поэтому писать код так, чтобы его правильно считывали все браузеры и почтовые провайдеры, стало сложно.

Вот тут-то новичок и может попасть в ловушку – написать разметку макета, используя современные версии языка HTML. Это риск, ведь не все веб-системы смогут прочитать закодированную информацию. Как результат – съедет верстка: размер кнопок станет большим, или, наоборот, маленьким; футер потеряется, а текст выйдет за пределы шаблона.

Условия

Мы можем применить конкретные стили CSS, показывать или скрывать элементы и контент для различных версий Outlook.

Приведенное ниже условие предназначено для всех версий Microsoft Outlook на основе Microsoft Word:

<!-->
Только версии Outlook на основе Microsoft Word увидят это.
<!-->

Следующий фрагмент кода предназначен для всех версий Outlook на основе IE:

<!-->
Только версии Outlook на основе IE увидят это.
<!-->

Также можно выбрать определенные версии Outlook:

<!-->
Только Outlook 2007 увидит это.
<!-->

Или выбрать конкретные почтовые клиенты на основе WebKit с помощью медиазапроса:

.special-webkit-element {
display: none;
}

@media screen and (-webkit-min-device-pixel-ratio:0){
.special-webkit-element {
display: block !important;
}
}

Как вставить HTML в письмо

Рассмотрим теперь несколько другую задачу. Чтобы вставить код HTML в электронное письмо, например, gmail используя, как в приведенном ниже примере браузер Google Chrome, следует:

• нажать на кнопку «F12» или выбрать соответствующую последовательность команд в меню;
• в открывшемся окне с кодом текущей страницы клиента gmail найти то место, куда должно быть вставлено HTML-письмо, сделать правый клик и выбрать «Edit as HTML».
• вставить скопированный HTML код;
• нажать комбинацию двух клавиш «Ctrl» и «Enter».

Для той же цели можно скачать простую в использовнии программу Mozilla thunderbird. С ее помощью можно создать письмо, а потом сначала выбрать пункт «Вставить», а затем «HTML», и вставить туда код своей рассылки.

Настройте свой бесплатный шаблон информационного бюллетеня

Все бесплатные шаблоны электронных писем для информационных бюллетеней содержат различные элементы, которые дают вам множество преимуществ при создании фантастической почтовой кампании. Выполните следующие действия, чтобы создать свою уникальную почтовую кампанию:

• Откройте свой бесплатный шаблон информационного бюллетеня;
• Нажмите, чтобы увидеть демо-версию;
• Взгляните на все доступные элементы;
• Выберите элементы, которые хотите использовать;
• Перетаскивание для изменения, добавления или удаления любой части;
• Добавьте текст прямо из Microsoft Word с помощью копирования и вставки;
• Проверьте, как будут выглядеть ваши элементы на экранах разных устройств;
• Предварительный просмотр нового дизайна;
• Сохраните изменения.

Вы всегда можете настроить готовые элементы или создать информационный бюллетень с нуля, используя HTML. Вы также можете вернуться и удалить ненужные блоки.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Sendwithus (14+)

Еще один отличный веб-сайт для бесплатных шаблонов электронной почты — Sendwithus. Они предлагают  бесплатных шаблонов электронной почты, которые были разработаны их сообществом. Посмотрите все шаблоны, и вы обнаружите, что каждый может быть настроен 9 различными способами!

Мы нашли шаблон Neapolitan , чистый шаблон с минималистичным дизайном, очень привлекательный. Вы можете выбрать шаблон для загрузки на основе типа сообщения. Доступными сообщениями являются: подтверждение, приглашение на мероприятие, счет недавней покупки, обновление продукта и приветственные письма.

См. Доступные шаблоны Neapolitan ниже:

Доступность

Когда в веб-разработке вы следуете стандартам и общепринятым правилам, используете семантическую разметку и валидный HTML-синтаксис — доступность поддерживается как бы сама по себе. К сожалению, из-за плохой поддержки HTML и необходимости использовать различные ухищрения, в письмах этот пункт часто игнорируется. Основные тезисы доступности писем:

• Добавляйте role=»presentation» в каждую таблицу, чтобы было понятно, что таблица используется для верстки.
• Весь текст сопровождайте содержательными описаниями.
• Если не хотите использовать alt=»Основы верстки HTML-писем для веб-разработчиков»-текст, то ставьте alt=»Основы верстки HTML-писем для веб-разработчиков»=»», чтобы было понятно, что там пусто.
• При необходимости используйте семантические HTML-теги, такие как <p> и <h1>.
• Используйте атрибут role для элементов вроде header и footer (например, role=»header»).

Образцы деловых писем

Чтобы лучше понимать, как правильно составлять и оформлять различные виды деловых писем, следует ознакомиться с примерами и образцами наиболее распространенной документации, применяемой в рамках деловой переписки.

Примеры благодарственного письма

Благодарственные письма реже всего имеют строгий регламент. В то же время, чтобы не придумывать новые формулировки, легче всего будет воспользоваться готовыми примерами благодарственного письма.

Шаблон гарантийных писем

Гарантийные письма практически всегда нуждаются в индивидуальной обработке — использовать готовые образцы без их адаптации под конкретную ситуацию не получится. Однако готовый шаблон гарантийных писем позволит значительно упростить ведение документооборота в компании.

Образец информационного письма

Информационные письма являются одними из самых разнообразных в деловой переписке. Многие современные компании в том числе позволяют себе отходить от правил ведения деловой документации в рамках таких писем. Однако в большинстве случаев все же рекомендуется соблюдение нейтрального тона и базовых принципов деловой переписки.

Пример письма-ответа

Письма-ответы составляются достаточно просто — в их тексте необходимо изложить полный, но максимально краткий и ответ на поставленные вопросы. Иногда, чтобы лучше понимать, как должна выглядеть подобная документация, лучше всего ознакомиться с образцом.

Шаблон письма-претензии

В случае составления претензии, необходимо, чтобы такая претензия точно соответствовала заключенному договору и требованиям действующего законодательства. При этом адресанту необходимо все равно соблюдать деловой тон и нейтральность в переписке.

Образец писем на английском в деловой переписке

Ведение деловой переписки на английском языке может быть достаточно сложным. Она предусматривает особые принципы и порядок составления письма, отличающийся от традиционных в русскоязычной среде. Поэтому лучше всего составлять подобные письма на базе образца.

Еще сервисы

Stripo, Figma и Mailigen – сервисы, где знания дизайна не принципиальны. Но когда вы подтянете свои навыки, вспомните про 4 профессиональных ресурса:

Adobe Illustrator. Хотите удивить подписчиков шикарной графикой? Установите эту программу. Здесь сможете сделать логотип, иконки, нарисовать эффектные рекламные баннеры.

Sketch. Классная программа для дизайна, но работать в ней можно только с техники MAC и только на английском языке. В остальном – рисуйте картинки, создавайте логотипы и другие графические элементы.

Adobe XD. Местами по функционалу эта штука круче, чем Photoshop. А еще здесь удобно совершенствовать графику, которую вы нарисовали в других программах пальцем или с помощью стилуса.

Дополнительная подготовка почтового шаблона

К этому моменту мы имеем HTML-верстку. Но она еще не готова к отправке.

Дело в том, что все стили оформления которые вы вносили (через редактор MailChimp-а или при самостоятельной верстке) сохранены в теге <style> внутри шаблона. Почтовые клиенты при получении письма и отображении его пользователю удалят такие стили. Сделано ли это из соображений безопасности или по другим причинам — не ясно.

Факт остается — все стили перед отображением будут удалены. А Microsoft Outlook еще и своих стилей добавит. В результате ваше письмо будет выглядеть безобразно. Вот пример сверстанной рассылки:

А вот так она отобразится в Outlook если отправить ее без дополнительной обработки:

Решение этой проблемы существует и называется оно “Инлайнер” (inliner). Это инструмент который специальным образом преобразовывает ваш HTML-шаблон. Для каждого элемента вашего шаблона он вычисляет перечень стилей, которые к нему (элементу) должны быть применены, и записывает их в атрибут style соответствующего HTML-тега. Такие стили уже не вырезаются и не перебиваются почтовиками.

Воспользоваться можно например вот этими инлайнерами:

• http://zurb.com/ink/inliner.php

В результате вы получаете HTML-код, который можно отправлять через сайт. Этот код должен отображаться во всех почтовиках одинаково. Само собой, это нужно проверять.

Шаг 5. Тема оформления и сниппеты

Следующее что нам предстояло — сделать тему оформления (почти как шаблон сайта, но для почтовых сообщений), которая будет использоваться для рассылок и служебных сообщений.

Поделюсь секретом: желательно вынести (или продублировать) CSS-стили рассылки в файл styles.css внутри темы оформления. Это позволит подключать данные стили в редакторе выпуска рассылки и видеть сообщения в правильном оформлении.

Вот так выглядит редактирование по умолчанию:

А вот так с подключенными стилями (нужно в редакторе выбрать вашу тему оформления):

Кроме самой темы оформления, мы подготовили десяток сниппетов (кнопки и другие блоки со сложной версткой) для наших маркетологов.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Как правильно написать деловое письмо

С точки зрения российского законодательства, принципы ведения деловой переписки не имеют строгого и обязательного соблюдения регламента в отношении наполнения самой документации. Поэтому формально, деловое письмо может быть написано как угодно. Однако в современной деловой сфере сформировались базовые принципы оформления деловых писем. Чтобы правильно оформить деловое письмо, достаточно следовать простой инструкции:

1. Использование делового языка в переписке.
2. Нейтральный тон. Даже если письмо составляется с жесткими требованиями или информированием об ответственности, оно должно быть выдержано в нейтральном тоне и без грубости.
3. Отсутствие эмоциональной оценки. Исключение в этом случае, допускающие сдержанное проявление эмоций, составляют лишь письма-соболезнования и поздравительные письма.
4. Отсутствие помарок или исправлений. Информация должна быть предоставлена получателю в чистом и доступном для прочтения виде.
5. Краткость. С деловым письмом и изложенной в нем информации должно быть легко ознакомиться. При этом в тексте должны присутствовать только факты без каких-либо не имеющих значение деталей.

Ряд писем с точки зрения законодательства должен направляться получателю с соблюдением особых правил. Например, если обязательно необходимо перед обращением в суд, направить претензию — то следует позаботиться о подтверждении факта направления такой претензии. То есть — отправить документ заказным письмом с описью вложений и информированием о получении.

Особенности создания

Современный человек ежедневно получает в среднем 5-6, а порой и до 10 электронных писем

Это значит, что у вас есть всего менее секунды, чтобы успеть привлечь внимание адресата, до того как он перейдет к прочтению следующей корреспонденции. В противном случае ваша рассылка HTML-писем будет абсолютно неэффективной, и вы просто потратите время зря

Одним из нюансов, увеличивающих ваши шансы на привлечение внимания потенциальных клиентов или другой целевой аудитории, является создание корреспонденции, которая адаптирована к мобильным устройствам. Ведь большинство тех, кому она адресована для просмотра почты, наверняка используют их намного чаще, чем настольные компютеры и ноутбуки.

С этой целью можно применять, например, «отзывчивый дизайн», легко адаптирующийся к размеру экрана.

Несколько популярных шаблонов

Использование фреймворка помогает значительно ускорить процесс создания письма и сделать его более доступным для разработчика, который только еще постигает азы создания веб-документов. Наиболее популярными шаблонами являются:

• Cerberus. Этот набор так называемых отзывчивых шаблонов позволяет создавать письма, нормально отображаемые как в мобильном приложении Gmail, так и в Outlook. Он позволяет использовать блоки HTML-кода либо по отдельности, либо объединяя их.
• Ink — это заготовка писем, рассылки которых практически универсальны и совместимы с любыми устройствами и клиентами.
• Really simple HTML email template. Шаблон позволяет создавать рассылочные письма очень просто и быстро. Правда, у них будет крайне простой дизайн в виде одного столбца, в котором заключен призыв к действию.

Бесплатные шаблоны информационных бюллетеней — создание сайтов с нуля

В настоящее время это важный инструмент для развития вашей компании и привлечения большего числа клиентов. Вам не нужно обладать специальными навыками создания веб-сайтов, чтобы использовать бесплатные шаблоны электронных рассылок от TemplateMonster, поскольку они уже разработаны как готовые к использованию и завершенные электронные письма.

С бесплатными шаблонами информационных бюллетеней по электронной почте у вас нет никакого риска вложений, и вы можете попробовать, как это работает наилучшим образом для вас, не тратя денег. Универсальный дизайн адаптируется к любой бизнес-модели. Полностью адаптивные шаблоны адаптируются к любому устройству, включая экран мобильного телефона.

На чем остановимся?

Все шаблоны писем сделаны на основе HTML-кода. Уже готовые макеты в вашей платформе для рассылок тоже когда-то были написаны в HTML. Вопрос в том, как удобно собирать шаблоны именно вам – с помощью кода или блоков.

Новичкам можно не забивать голову сложными символами из языка HTML и остановиться на шаблонах, которые предлагает платформа-рассыльщик. Макеты разработаны профессионалами и чаще всего верстка и дизайн у них адаптивные – подходящие для любой ширины экрана. Просто вставьте свои картинки и текст, и письмо готово к отправке.

А когда же нужна работа с кодом? Два случая. Первый – хотите сделать уникальный макет с резиновой версткой, то есть с версткой, которая подстраивается под ширину экрана автоматически. Второй – когда не хватает опций в редакторе для верстки. Все платформы для рассылок разные и возможности у них отличаются: где-то, например, нельзя создать письмо, в которое встроен опрос. Тогда нужно перейти в HTML-редактор и добавить недостающую функцию через код.

В остальных случаях про HTML можно не вспоминать: под рукой должен быть блочный редактор. В общем, составить шаблон письма самостоятельно – не такое уж сложное занятие.

Хочешь больше узнать про верстку? Нужен уникальный дизайн письма? Позвони или напиши на team@mailigen.ru.

Создания шаблона HTML письма

Для отправки сообщения по почте не обязательно создавать отдельный документ, достаточно написать текст и воспользоваться функцией php mail, но иногда требуется добавить графику и применить стили, чтобы текст выглядел более представительно. В данном случае необходимо начинать разработку с dom объектов или, проще говоря, html-теги. Каждый документ имеет начальную структуру.

Дальше нужно составить структуру из таблиц. Каждый tag table будет отвечать за один блок с контентом. В целом табличная верстка указана на следующем скриншоте.

В тэге center мы поместим основной код. В качестве примера будет приведен видеокурс одного популярного движка unreal engine. Результат письма можно видеть на изображение. Анонс видеокурса пришел по почте и отобразился как надо.

Понятно, что уведомление о новом курсе, состоит из картинки и текста, разбитого на две колонки, где описано сравнение преимущества движка Unreal Engine перед Unity. Кажется, все просто, но на самом деле понадобится прописать большое количество тэгов и почти к каждому привязать стили. Полная структура будет находиться между тегами center. Почтовое сообщение состоит из пяти таблиц.

Последнее, что не вошло в код, это возможность отписаться. Подписчикам не нравятся навязчивые рассылки, и если им надоест постоянно получать ваши письма, то у них должна быть возможность сделать отписку. Это можно попытаться сделать своими силами.

В качестве примера мы не будем делать описание всех таблиц, добавленных в html-файл, достаточно двух, остальные примеры похожи, тем более в конце есть исходники, которые помогут разъяснить непонятные места.

Я покажу оба варианта.

Первый:

Второй, загружать изображение в “td” через атрибут style. Отлично работает на mail.ru.

Основной текст в письме разбит на две колонки, здесь происходит сравнение двух крутых движков. Полностью он выглядит вот так:

Не стоит пугаться такого объема кода, в основном он повторяется, стоит обратить внимание на такой параметр как font-family, он отвечает за шрифт. Пример шрифтов, которые точно работают

Пример шрифтов, которые точно работают.

Отправляем тестовое письмо и смотрим результат

Протестируем наш готовый шаблон и посмотрим, что получилось. Есть много разных сервисов, чтобы это сделать, но мы воспользуемся старым способом функцией mail от php.  Для отправки обычного сообщения достаточно составить краткое описание и передать в один из параметров функции mail. Когда дело касается html-кода, здесь добавляем полностью целиком document.

Разумеется, копировать и вставить в php файл весь документ не правильно, придется вставлять кавычки, чтобы скрипт в итоге заработал.

Специальная функция file_get_contents может решить проблему и получить наш готовый шаблон. Она способна считывать страницу сайта. Просто добавьте в неё url ссылку и сделайте присвоение к переменной, например, к message.