Оборудование видеоконференцсвязи для переговорной комнаты на реальных примерах

Microsoft Teams

Microsoft Teams, пришедший на смену Skype для бизнеса, собирает в одной трансляции от 10 до 10 000 человек (их количество зависит от выбранного пакета). Все участники мероприятия получают доступ к файлам Word, PowerPoint и Excel для совместной работы в чате, документами можно делиться и редактировать их в реальном времени. Сервис также поддерживает демонстрацию экрана.

Microsoft Teams заменил Skype для бизнеса

Программу необходимо скачать и установить на компьютер, как и обычный Skype. Есть онлайн и мобильная версии, а для подключения используется интернет и телефонное соединение.

Продукт предлагает бесплатную версию программы и три варианта подписки от $5 (393 руб.) в месяц. Правда, на один или несколько месяцев подписку купить нельзя — только на год.

Join.me

Максимально простой в использовании сервис для визуальной связи с людьми. Главные функции программы — демонстрация своего рабочего стола и режим видеоконференции. Также с его помощью можно планировать встречи, делать пометки на виртуальной доске, отправлять персональные ссылки. Join.me позволяет проводить конференции даже в пути при помощи мобильного приложения, которое работает на всех популярных платформах.

Бесплатно доступен пробный период. После этого нужно выбирать один из трех тарифных планов. Версия Lite за 10 долларов в месяц рассчитана на встречи до 5 человек. Версии Pro и Business, которые стоят 20 и 30 долларов в месяц соответственно, позволяют подключать к общению до 250 участников.

Join.me работает на Windows, Mac, iOS и Android.

Discord — бесплатный мессенджер для общения онлайн

Сервис или приложение Discord обычно используют геймеры для общения голосом во время совместных онлайновых игр. Пользоваться всеми его функциями можно совершенно бесплатно, без ограничений по времени общения или количеству используемых устройств. Именно эта особенность сделала Дискорд таким знаменитым и востребованным.

Здесь можно создавать свои серверы (по аналогии с каналами в мессенджере Telegram), приглашать туда людей и общаться: текстом, голосом или голосом с видео. Один пользователь может открыть несколько таких серверов с разными участниками.

Это удобно не только для игр, но и для бизнеса. Например, вы можете создать разные каналы для различных отделов компании. Права пользователей в рамках канала можно гибко настраивать.

Еще одна интересная возможность доступная в Discord, это отправление файлов участникам конференции. Кроме того, при необходимости можно выполнить демонстрацию экрана.

Сервис работает достаточно стабильно, обеспечивая надежное соединение. Однако недостаток у него все же имеется. Здесь не очень удобно добавлять пользователей. К примеру, вы не можете позвать людей из ваших контактов Google, Microsoft или Apple.

Настройки

Управление некоторыми параметрами конференции доступно в панели «Настройки» в правой нижней части окна конференции. Здесь вы можете выбрать периферийное оборудование (камеру, микрофон, колонки или наушники) и изменить его настройки.

По умолчанию панель настроек находится в свернутом состоянии – чтобы развернуть ее, кликните на нее мышкой.

Сортировка участников

Выпадающий список «Сортировка участников» позволяет выбрать, в каком порядке будут выводиться имена участников конференции в списке. Доступны следующие типы сортировки:

• По времени входа – имя первого вошедшего в конференцию участника располагается на первой строчке списка, имя пользователя, присоединившегося последним, замыкает список
• Динамическая – участники располагаются соответственно их речевой активности, определяемой автоматически – более активные участники расположены выше в списке.

Режим показа документов

Данный выпадающий список позволяет управлять масштабом изображения документов:

• Исходный размер – документ выводится в его исходном размере, вне окна браузера, в котором проходит конференция (в новом окне)
• По размеру окна – документ отображается в рамках основного окна конференции
• 75%, 50%, 25% — масштаб отображения документа относительно его исходного размера.

Качество показа документов

Выберите, с каким качеством будет отображаться транслируемый документ – минимальное, среднее или лучшее.

Рекомендуется делать выбор с учетом скорости используемого Интернет-соединения, поскольку объем передаваемых медиа данных в «лучшем» режиме отображения существенно выше, чем в «минимальном» режиме.

Камера

Выберите камеру, которую вы хотите использовать в видеоконференции, из выпадающего списка, в котором содержатся все подключенные к компьютеру веб-камеры.

Нажмите кнопку «Настройки», чтобы изменить настройки выбранной камеры.

Микрофон

Выберите микрофон, который вы будете использовать в видеоконференции, из выпадающего списка всех подключенных к компьютеру микрофонов.

Звук

Выберите звуковоспроизводящее устройство, которое вы будете использовать в видеоконференции, из выпадающего списка всех подключенных к компьютеру устройств этого типа.

Дополнительные опции

Пользователю доступен ряд дополнительных опций, которые можно при желании отключить, сняв соответствующую отметку. По умолчанию они включены:

• Отображать имена пользователей
• Отображать состояния сетевых условий
• Звук при входе или выходе участника

Основные определения

Что такое веб-конференция? Это мероприятие, проводимое в режиме онлайн. В его основу ложится видео- или аудио-конференцсвязь с демонстрацией различного контента. В качестве точки входа выступает браузер или специализированное ПО и ссылка на проходящее мероприятие (его еще принято называть чат-конференцией или вебинаром).

Видеоконференция – несколько иное современное решение. Это спланированный сеанс удаленной связи (аудио и видео) между участниками в количестве от 3-х и более. Все участники могут видеть и слышать друг друга с учетом тех правил, что определяет конкретный вид конференции. Также они могут обмениваться медиаконтентом.

Нужно отметить, что для эксплуатации систем видеоконференции нужно устанавливать специальные клиентские приложения или техническое оснащение, но зато все возможности доступны даже без доступа в Интернет. Самое главное, что качественная связь такого уровня позволяет, в том числе, проводить и вебинары, как составную часть видеоконференции.

Сходства и различия чат-конференции от видеоконференции

Итак, чем отличается чат-конференция от видеоконференции?

Главная задача видеоконференции – это живое общение и передача контента, а web-конференции позволяют только передавать контент слушателям. Если и выступают разные спикеры, то по очереди. Да, современные вебинары допускают несколько спикеров, но все равно, их число ограничено.

Уровень конфиденциальности более высок у видеосвязи, так как в web-формате достаточно иметь ссылку, а в видеоконференции предполагается полная авторизация или доступ к терминалу связи.

Количество выступающих в видеоконференции ограничивается лишь емкостью сервера. С вебинарами больше, чем 1 ведущий – скорее исключение из правил.
Что касается количества слушателей, то здесь также имеются ограничения. В видеорежиме – по емкости сервера, в web – порой ограничений нет, иногда число будет варьироваться в зависимости от используемого сервиса.

Видеокартинка в вебинарах – не главное

А в видеоконференцсвязи – это принципиально важно, и качество может доходить до отметки в 4К UltraHD.
Обратная связь для слушателей в вебинаре – только чат. В конференциях же основной инструментарий шире – это аудио и видео

Видеоконференцсвязь может быть с легкостью интегрирована с любыми корпоративными инструментами, чего не скажешь о чате.

Сфера применения вебинаров следующая:

• Передача знаний дистанционно – образование, мастер-классы и так далее.
• Проведение тренингов
• Презентации

В случае с конференциями этот список остается таким же, но в него добавляются и другие позиции:

Проведение встреч
Ведение переговоров
Планерки на высоком уровне
Дебаты и прочее

Join.me

Join.me прекрасно подойдет для организации видеоконференций в сфере малого и среднего бизнеса. В сервисе огромное количество разнообразных функций, в том числе планирование звонка, раздача файлов, изменение фона, а еще интеграция с Salesforce. Работать можно как «один на один», так и в командах.

Использовать можно как бесплатно, так и по подписке. Предусмотрено три тарифа – Lite за 10 долларов, Pro за 20 и Business за 30 долларов в месяц. Естественно, функционал ограничен в более дешевых предложениях.

Плюсы

• Работа как с мобильных устройств, так и компьютеров.
• Запись разговора.
• Совместный доступ к экрану.
• Связь по VoIP.
• Полная передача контроля другому человеку над клавиатурой и мышью.
• Планирование встреч.

Минусы

• Максимум 10 участников в бесплатном варианте.
• Отсутствие русского языка в интерфейсе.
• Работать можно только в приложении, веб-интерфейс не предусмотрен.

Как выбрать программное обеспечение для видеоконференции

Многие люди совершают ошибки при выборе, приобретая первую попавшуюся программу

Чтобы понимать, какой продукт лучше купить и на что обратить внимание, следует изучить основные критерии выбора ПО

Цена

Вопрос о том, сколько стоит программное обеспечение, является одним из самых важных. Физическим лицам для общения с друзьями и родственниками будет вполне достаточно бесплатного сервиса. Он также подойдет для небольшой компании и бизнесменов-новичков. Для крупного бизнеса и многофилиальных фирм, а также для обучения сотрудников потребуется платное ПО. Следует учитывать, что многие сервисы предлагают только годовую подписку, средняя цена на которую достаточно велика. По мнению покупателей, перед приобретением желательно воспользоваться тестовой версией, чтобы оценить возможности и удобство программы.

Количество участников и ограничения по времени

Для многочисленных корпоративных пользователей крупных компаний потребуются сервисы, позволяющие организовывать масштабные мероприятия с большой аудиторией

Следует обратить внимание и на временной лимит: в некоторых программах установлена максимальная продолжительность сеанса

Наличие веб-версии и мобильного приложения

Популярность мобильных моделей (телефонов, планшетов) обусловлена их удобством и возможностью использовать где и когда угодно

Поэтому клиент для смартфонов, а также веб-версия, позволяющая работать в программе прямо через браузер, являются важной и неотъемлемой частью современного ПО

Функциональные возможности

Современные сервисы предлагают массу полезных инструментов для проведения онлайн-мероприятий. Например, облачные технологии позволяют пользователю хранить большие объемы файлов в специальном хранилище. Желательно приобретать системы с функцией записи видеоконференций, это удобно для опоздавших участников и абонентов, которые по каким-либо причинам не смогли присутствовать.

Надежность

Лучшие производители тратят огромное количество времени и средств для обеспечения информационной безопасности. Шифрование и использование специализированных кодеков минимизируют риск утечки данных.

Преимущества видеоконференций

• Реалистичность контакта. Технология позволяет не только слышать, но и наблюдать за собеседником, видеть его жесты и выражение лица, оценивать его настроение. Это делает диалог более плодотворным. В отличие от телефонной беседы, абоненты не отвлекаются на посторонние дела и полностью сосредоточены на общении.
• Простота применения. Участие в конференции не требует специальных знаний и навыков, так как системы обладают понятным и простым интерфейсом.
• Масштабируемость. В зависимости от возможности платформы, количество участников может быть разным: от двух до нескольких тысяч.
• Экономия времени и финансовых средств. Технология позволяет снизить траты на командировки сотрудников, бронирование гостиниц и аренду помещений для встреч. К тому же видеосвязь помогает сберечь драгоценное время: участникам больше не нужно тратить его на перемещение в другой город или страну.
• Рост эффективности труда. Сотрудники компании имеют возможность пообщаться друг с другом независимо от времени суток и местонахождения. Даже если коллеги находятся в одном здании, они могут выйти на связь, не покидая свое рабочее место. Таким образом, согласование проектов и обсуждение проблемных ситуаций происходит быстрее и плодотворнее. Для удаленных работников такие технологии являются необходимым условием труда.
• Улучшение коммуникации. Видеоконференции – это превосходный инструмент для совместной работы с клиентами, партнерами и коллегами. В онлайн-режиме можно продемонстрировать потенциальному клиенту новинки и популярные модели продукции, быстро проинформировать коллектив о распоряжениях руководителя, провести совещание директоров или собеседование при приеме на работу.

ClickMeeting

ClickMeeting – это, наверно, один из немногих сервисов, действительно оптимизированных под международные конференции. Суть в том, что в нем есть функция синхронного перевода в чате.

Бесплатно использовать сервис не получится, если только активировать пробный период на 30 дней. После его окончания придется оформлять один из трех платных тарифов, причем его стоимость будет варьироваться от количества участников, которых надо будет одновременно подключать – чем их больше, тем дороже. Например, если вы захотите оформить тариф на 1000 человек, нужно будет заплатить 239$ на тарифе Live или 279$ на Automated. И это каждый месяц…

Плюсы

• Поддержка синхронного перевода в чате на 52 языка.
• Показ презентации и рабочего стола.
• Совместная работа над документами.
• Встроенные инструменты рисования.
• Создание онлайн-опросов.
• Запись видеоконференций.
• Планирование звонков.

Минусы

• Дороговизна.
• Нет приложения для компьютера – только мобильные устройства и веб-интерфейс.
• Низкий уровень безопасности (отсутствует защита по протоколу HTTPS).

Окно конференции (веб)

Основную часть окна конференции, которая проходит в браузере (для PC Windows) занимает область вывода видео участников. В этой же области может выводиться окно для демонстрации экрана.

Верхняя панель содержит кнопки управления воспроизведением звука и видео, а также кнопки выбора различных режимов отображения видео участников и самого окна конференции.

Цветовой индикатор в правой части панели динамически на качественном уровне отображает, насколько имеющихся сетевых и вычислительных ресурсов системы достаточно для обеспечения качества видеосвязи в текущий момент времени.

Собственное видео пользователя выводится отдельно от видео других участников, в верхней правой части окна. Под ним расположен список участников конференции, окно текстового чата и настроек.

Join.me

Простое и достаточно популярное решение с базовым функционалом. Для работы пользователям придется установить ПО, причем есть решение как для ПК, так и для смартфона.

Ключевые возможности:

• демонстрация экрана, планирование встреч, создание заметок на виртуальной доске, совместная работа над документами;
• гибкая настройка интерфейса программы;
• есть приложение для смартфона, потому подключиться к конференции вы сможете, находясь где угодно. Естественно, понадобится иметь доступ в интернет, хорошее освещение (чтобы ваше лицо смогли рассмотреть другие участники конференции) и качественную гарнитуру;
• все решения у разработчика платные, есть бесплатный тестовый период. «Программа минимум» рассчитана на 50 человек ($20 в месяц), «программа максимум» – на 250 участников ($30 в месяц).

Основной минус – небольшое количество возможных участников (до 10). Кроме того, отсутствует русскоязычный интерфейс и русскоязычная служба поддержки.

WhatsApp

Мессенджер WhatsApp создавался не для бизнеса, а для бытового общения, и все же его можно использовать для видеосовещаний в небольших компаниях или командах: он бесплатен, и большинство сотрудников с ним и так знакомы. А вот для крупного бизнеса эта программа не годится: созваниваться по видеосвязи может не более четырех человек за раз.

Безопасность

Безусловное достоинство WhatsApp — сквозное шифрование. Однако в отличие от бизнес-приложений в WhatsApp почти нет опций по управлению безопасностью чатов и звонков. Приходится полагаться на меры, принятые разработчиками.

Уязвимости и недостатки

По иронии судьбы, в прошлом году именно видеозвонки в WhatsApp эксплуатировали злоумышленники, распространявшие шпионское ПО Pegasus. Разработчики мессенджера устранили баг, но стоит помнить, что приложение не рассчитано на защиту бизнес-класса, и если вы все-таки используете его, то вам следует как минимум внимательно следить за новостями кибербезопасности. Например, недавно в WhatsApp , из-за которой поисковики индексировали приватные групповые чаты (разработчики ее оперативно закрыли).

Варианты реализации видеоконференцсвязи

В качестве сервера ВКС используется один или больше аппаратных MCU серверов, а в качестве терминалов – аппаратные терминалы ВКС, включающие кодек, камеру, микрофон и другие устройства.

К достоинствам такой реализации можно отнести более низкие требования к пропускной способности каналов связи, т.к. каждый участник получает видео, адаптированное к его каналу, а также совместимость всех аппаратных решений между собой. Еще один плюс – возможность работы в закрытых сетях.

Увы, недостатки у такого подхода тоже существенные. Во-первых, высокая цена, обусловленная дороговизной серверного оборудования для микширования каналов. Архитектура технологии данного решения требует достаточно мощные вычислительные процессы для масштабирования потоков и растут пропорционально числу участников. Кроме того, необходимо техническое обслуживание системы.

Облачный сервер и аппаратные терминалы

В роли сервера ВКС выступает выделенный облачный сервер с SVC архитектурой. Конечные терминалы – аппаратные. Такой вариант реализации сегодня очень популярен.

При использовании облачного сервера не требуются большие вычислительные мощности сервера за счет использования более новой архитектуры на основе «слоистого» типа масштабации, которая позволяет развернуть систему на обычном сервере. К достоинствам можно отнести и тот факт, что терминалы не требуют отдельных ПК.

Однако такая реализация ВКС дороже, чем чисто программный вариант, а масштабирование системы и расширение функционала затруднено, поскольку сопряжено с заменой аппаратных терминалов или подключением дополнительных устройств.

Программный сервер и программные терминалы

В этом случае в паре с программным сервером ВКС работают программные же терминалы, установленные на обычные пользовательские ПК или даже на мобильные устройства. Такая схема тоже широко распространена сегодня.

Два ключевых достоинства такой системы это низкая стоимость решения, существенно ниже аппаратных аналогов, а также легкое масштабирование. Кроме того, для расширения функционала (например, для записи видеоконференции) не требуется дополнительное оборудование. При этом в целом обеспечивается высокое качество ВКС, не уступающее более дорогим решениям.

Но и определенные недостатки тоже есть. Во-первых, существует зависимость качества и стабильности связи от доступных вычислительных возможностей ПК. Во-вторых, всю периферию, включая сами ПК, нужно приобретать отдельно.

Программный сервер и браузер (WebRTC)

Поддержка стандарта WebRTC (Web Real Time Communications) браузерами позволила использовать обычный браузер на ПК или мобильном устройстве в качестве конечного терминала видеоконференцсвязи.

Среди достоинства такого подхода можно отметить высокое качество связи благодаря современным видео- (VP8 и H.264) и аудио-кодекам (Opus) и кроссплатформенность, тогда как установка ПО для ВКС не требуется.

Однако для реализации поддержки групповых конференций требуется сервер, выполняющий микширование видеопотоков, потому что в отличие от программных и аппаратных терминалов браузер этого делать не умеет. Еще неприятней тот факт, что разные реализации ВКС на базе WebRTC несовместимы между собой.

Архитектура систем видеоконференцсвязи

Архитектура систем видеоконференцсвязи может быть как аппаратной, так и программной. Впрочем, сегодня деление на чисто аппаратные и чисто программные комплексы является условным, т.к. большинство производителей в своих решениях используют и ту, и другую архитектуру.

Передача данных от участника к участнику обычно осуществляется через промежуточный аппаратный или программный сервер (сервер ВКС), задачей которого является обработка и распределение потоков между всеми участниками групповой конференции. Прямое подключение каждого участника к каждому (peer-to-peer) нерационально, т.к. потребовало бы не только значительной ширины канала связи, но и существенных вычислительных мощностей на стороне каждого участника для обработки всех входящих видеопотоков.

Существует три способа реализации сервера ВКС:

Архитектура на основе микширования (MCU) Сервер ВКС (чаще всего – аппаратный) обрабатывает видеопотоки, посылаемые каждым участником, микширует их в один общий поток и отправляет его каждому участнику ровно в том качестве, которое позволяет воспроизвести его оборудование и ширина канала связи. Такую архитектуру масштабировать сложно и затратно. Обработка видеопотоков требует существенных вычислительных ресурсов для постоянного кодирования и декодирования потоков, поэтому с ростом числа участников она становится чрезмерно дорогой.

Архитектура на основе мультиплексирования Стандартная ВКС система на базе Skype. При такой реализации сервер ВКС не выполняет перекодирование, а рассылает видеопотоки между участниками как есть. При этом конечный терминал либо адаптирует разрешение видео к своим возможностям самостоятельно, либо просит сервер сделать это. В последнем случае видео в сниженном качестве получат и все остальные участники.

Архитектура на основе масштабируемого кодирования видео (SVC) Суть технологии кодирования видео SVC сводится к тому, что сервер ВКС передает исходное видео участникам слоями. Каждый такой слой дополнительно повышает качество воспроизведения. Таким образом, участники с медленным интернетом получают малое число слоев, а участники с более широким каналом связи видят картинку в полном качестве. Заметим, что в отличие от микширования, каждый слой – это не просто видеопоток в сниженном качестве, а разница между ним и предыдущим слоем. Именно за счет этого такая архитектура хорошо масштабируется практически на неограниченное число участников.

Бюджет онлайн-конференции

• сколько человек ожидается на встрече;
• какие опции будут использоваться – базовый вариант или доступ к дополнительным инструментам в премиум-варианте;
• продолжительность мероприятия;
• краткосрочный или круглогодичный доступе к платформе.

Только ответив на вышеперечисленные вопросы, вы сможете оценить стоимость аренды платформы. Конечно, бюджет должен учитывать зарплату спикеров, расходы на продвижение, подготовку материалов (например, презентаций, видео, записей), доступных до и после мероприятия. Для удобства работы ответственных за организацию людей также стоит подумать об аренде конференц-зала.

Хотя традиционная конференц-связь и онлайн-конференция имеют общие черты, во многих отношениях это разные проекты. У них свои нюансы, которые следует учитывать при планировании деталей.

Помните, что виртуальные события требуют другого подхода ко времени. В онлайн-мире его восприятие меняется, и нужно быть готовым к тому, что отдельные действия могут быть более продолжительными. Длительное пребывание перед экраном будет утомительным как для докладчиков, так и для других участников собрания. По этой причине стоит заранее продумать, как долго продлятся модули встречи, и спланировать активные перерывы, которые предполагают физические движения.

Временной аспект запланированной встречи также важен. Программа короткой однодневной онлайн-конференции имеет свои ограничения. В один день может быть всего несколько сессий, а время общения должно быть очень ограниченным. Виртуальные переговорные комнаты могут быть созданы для коротких обсуждений, а добавление дополнительных опций к платформе может быть дорогостоящим. Во время мероприятия, запланированного на несколько дней, стоит использовать больше инструментов.