Функция впр в экселе

Содержание:

Conclusion

So there you have it, a breakdown of XLOOKUP vs VLOOKUP.

The XLOOKUP is a definite improvement to the VLOOKUP and replaces a lot of the bypasses that you had to rely on to get a VLOOKUP to work in certain instances (INDEX, MATCH, IFERROR, and other maneuverings). 

The XLOOKUP is unfortunately not available for older versions of Excel, and you will have to keep this in mind when sharing worksheets.

VLOOKUP was a trusted old companion and it may still have a place in certain instances — so don’t write it off yet. But the XLOOKUP is without a doubt a great and much-needed improvement.

To learn more about XLOOKUP, VLOOKUP, and other essential functions in Excel, try our Excel — Basic and Advanced course now. Or start with the free Excel in an Hour course to learn some basics in Excel.

Free Excel crash course

Learn Excel essentials fast with this FREE course. Get your certificate today!

Start free course

VLOOKUP Function – Introduction

VLOOKUP function is THE benchmark.

You know something in Excel if you know how to use the VLOOKUP function.

If you don’t, you better not list Excel as one of your strong areas in your resume.

I have been a part of the panel interviews where as soon as the candidate mentioned Excel as his area of expertise, the first thing asked was – you got it – the VLOOKUP function.

Now that we know how important this Excel function is, it makes sense to ace it completely to be able to proudly say – “I know a thing or two in Excel”.

This is going to be a massive VLOOKUP tutorial (by my standards).

I’ll cover everything there is to know about it, and then show you useful and practical VLOOKUP examples.

So buckle up.

It’s time for the takeoff.

When to use the VLOOKUP Function in Excel?

VLOOKUP function is best suited for situations when you are looking for a matching data point in a column, and when the matching data point is found, you go to the right in that row and fetch a value from a cell which is a specified number of columns to the right.

Let’s take a simple example here to understand when to use Vlookup in Excel.

Remember when the exam score list was out and pasted on the notice board and everyone used to go crazy finding their names and their score (at least that’s what used to happen when I was in school).

Here is how it worked:

  • You go up to the notice board and start looking for your name or enrolment number (running your finger from top to bottom in the list).
  • As soon as you spot your name, you move your eyes to the right of the name/enrolment number to see your scores.

And that is exactly what the Excel VLOOKUP function does for you (feel free to use this example in your next interview).

VLOOKUP function looks for a specified value in a column (in the above example, it was your name) and when it finds the specified match, it returns a value in the same row (the marks you obtained).

Input Arguments

  • lookup_value – this is the look-up value you are trying to find in the left-most column of a table. It could be a value, a cell reference, or a text string. In the score sheet example, this would be your name.
  • table_array – this is the table array in which you are looking for the value. This could be a reference to a range of cells or a named range. In the score sheet example, this would be the entire table that contains score for everyone for every subject
  • col_index – this is the column index number from which you want to fetch the matching value. In the score sheet example, if you want the scores for Math (which is the first column in a table that contains the scores), you’d look in column 1. If you want the scores for Physics, you’d look in column 2.
  • – here you specify whether you want an exact match or an approximate match. If omitted, it defaults to TRUE – approximate match (see additional notes below).

Additional Notes (Boring, but important to know)

  • The match could be exact (FALSE or 0 in range_lookup) or approximate (TRUE or 1).
  • In approximate lookup, make sure that the list is sorted in ascending order (top to bottom), or else the result could be inaccurate.
  • When range_lookup is TRUE (approximate lookup) and data is sorted in ascending order:
    • If the VLOOKUP function can not find the value, it returns the largest value, which is less than the lookup_value.
    • It returns a #N/A error if the lookup_value is smaller than the smallest value.
    • If lookup_value is text, wildcard characters can be used (refer to the example below).

Now, hoping that you have a basic understanding of what the VLOOKUP function can do, let’s peel this onion and see some practical examples of the VLOOKUP function.

Ошибки

Когда пользователь ошибается при вводе данных или выборе диапазона, вместо результата отображаются различные ошибки: #Н/Д, #ЗНАЧ, #ССЫЛКА.

Ошибка #Н/Д появляется, если:

  1. Указанный диапазон не содержит искомый элемент.
  2. Искомый элемент меньше, чем минимальный в массиве.
  3. Задан точный поиск (аргумент «ЛОЖЬ» или 0), а искомого нет в диапазоне.
  4. Задан приблизительный поиск (аргумент «ИСТИНА» или 1), но данные не отсортированы по возрастанию.
  5. Разный формат (числовой и текстовый) у ячейки, откуда берется искомое, и ячейки с данными первого столбца.
  6. В коде есть пробелы или невидимые непечатаемые знаки.
  7. Используются значения времени или большие десятичные числа.

Во избежание ошибки #Н/Д, когда ВПР не находит значение, рекомендуется использовать следующую формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C2;A1:B12;2;ЛОЖЬ);0) – вместо 0 можно написать «не найдено».

Ошибка #ЗНАЧ появляется, если:

  1. В качестве номера столбца указано число 0.
  2. Длина первого аргумента превышает 255 знаков.

Ошибка #ССЫЛКА появляется, если третий аргумент больше количества столбцов в таблице.

Работа функции ВПР по нескольким критериям

Для наглядности разберем формулу ВПР с примером нескольких условий. Для примера будем использовать схематический отчет по выручке торговых представителей за квартал:

В данном отчете необходимо найти показатель выручки для определенного торгового представителя в определенную дату. Учитывая условия поиска наш запрос должен содержать 2 условия:

  1. – Дата сдачи выручки в кассу.
  2. – Фамилия торгового представителя.

Для решения данной задачи будем использовать функцию ВПР по нескольким условиям и составим следующую формулу:

  1. В ячейке С1 введите первое значение для первого критерия поискового запроса. Например, дата: 22.03.2017.
  2. В ячейку C2 введите фамилию торгового представителя (например, Новиков). Это значение будет использоваться в качестве второго аргумента поискового запроса.
  3. В ячейке C3 мы будем получать результат поиска, для этого там следует ввести формулу:
  4. После ввода формулы для подтверждения нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+Enter, так как формула должна быть выполнена в массиве.

Результат поиска в таблице по двум условиям:

Найдена сумма выручки конкретного торгового представителя на конкретную дату.

Разбор принципа действия формулы для функции ВПР с несколькими условиями:

Первым аргументом функции =ВПР() является первым условием для поиска значения по таблице отчета выручки торговых представителей. Во втором аргументе находится виртуальная таблица создана в результате массивного вычисления логической функцией =ЕСЛИ(). Каждая фамилия в диапазоне ячеек B6:B12 сравнивается со значением в ячейке C2. Таким образом в памяти создается условный массив данных с элементами значений ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Потом благодаря формуле, в памяти программы каждый истинный элемент заменяется на 3-х элементный набор данных:

  1. элемент – Дата.
  2. элемент – Фамилия.
  3. элемент – Выручка.

А каждый ложный элемент в памяти заменяется на 3-х элементный набор пустых текстовых значений («»). В результате создается в памяти программы новая таблица, с которой уже будет работать функция ВПР. Она игнорирует все пустые наборы данных элементов. А непустые элементы сопоставляются со значением ячейки C1, использованного в качестве первого критерия поискового запроса (Дата). Одним словом, таблица в памяти проверена функцией ВПР с одним условием поиска. При положительном результате сопоставления функция возвращает значение элемента из третьего столбца (выручка) условной таблицы. Это происходит потому, что в третьем аргументе указывается номер столбца 3 из которого берутся значения. Стоит отметить что для просмотра в аргументах функции указывается целая таблица (во втором аргументе), но сам поиск всегда идет по первому столбцу в указанной таблицы.

А из какого столбца брать возвращаемое значение указывается уже в третьем аргументе.

Число 0 в последнем аргументе функции указывает на то, то совпадение должно быть абсолютно точным.

Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.

Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.

Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.

Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.

Для этого в G2 запишем следующую формулу:

А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.

Мы берем значение из E2.
Ищем точное совпадение (поскольку четвертым параметром указан 0) в диапазоне $A$2:$B$7 в первой его колонке (крайней левой)

Обратите внимание, что лучше сразу же использовать абсолютные ссылки на прайс-лист, чтобы при копировании этой формулы ссылка не «соскользнула».
Если товар будет найден, то нужно перейти во второй столбец диапазона (на это указывает третий параметр = 2).
Взять из него цену и вставить ее в нашу ячейку G2.

Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.

Отчет о продажах готов.

Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.

Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?

Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.

  1. Берем значение из F2.
  2. Начинаем его искать в крайней левой колонке диапазона $A$2:$B$7, то есть в столбце A. Поскольку в A2 совпадение не найдено, смотрим дальше: что находится ниже.
  3. Там обнаруживаем товар «Сливы». При этом предполагается, что наш список отсортирован по алфавиту. Ведь именно это – главное условие поиска приблизительного совпадения.
  4. Поскольку в сортированном списке «сливы» находятся ниже, чем «бананы», то функция принимает решение, что дальше искать слово, начинающееся на «Б» нет смысла. Процесс можно остановить. И остаться на букве «А». То есть, там и находится наиболее близкое значение.
  5. Поскольку поиск завершен, переходим из A2 во второй столбец, то есть в B. Вставляем данные из B2 в G2 как результат вычислений.

К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.

При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?

Синтаксис и особенности применения функции ВПР

Предположим, вы заведующий складом, в котором хранятся разные материалы, такие как упаковки и контейнеры для хранения разных предметов. И вам завезли продукцию в конкретном количестве, и оно задается в Excel.

1

В другой же таблице приводится цена каждого из материалов.

2

Наша задача – определить, сколько стоит каждый из поступивших на склад товаров. Чтобы достичь этой цели, необходимо записать в первой таблице стоимость из второй. После этого умножить одно значение на другое. Так можно определить искомое.

Если говорить более точно, последовательность действий следующая:

  1. Приводим внешний вид таблицы в нужный нам вид путем вставки двух колонок, которые называются «Цена» и «Стоимость/Сумма». При этом нужно применить к ячейкам денежный формат. 
  2. Нажимаем на ячейку, являющуюся первой в нашей колонке «Цена». В случае с нами она имеет адрес D2. С использованием мастера функций пользователь всегда может найти ВПР в категории «Ссылки и массивы», независимо от версии Excel. А для вызова мастера функций есть два метода. Первый – это нажать на кнопку fx рядом со строкой ввода формулы. Второй же – комбинация клавиш SHIFT + F3. После того, как нужная нам функция будет выбрана, надо нажать на клавишу ОК, чтобы подтвердить свои действия. Есть еще один способ вызова этой функции. Нужно перейти на вкладку «Формулы» и там найти тот же пункт «Ссылки и массивы».

  3. Далее нам нужно настроить функцию, введя в нее свои параметры. Для этого появится специальное окошко, в котором приведено несколько аргументов, в которые пользователь может ввести собственные значения:

    • Искомое значение. В случае с нашей таблицей им выступает перечень наименований товара, то бишь, первая колонка. Именно эта информация и должна будет искаться во второй таблице.

    • Таблица. Это набор ячеек, в которых будет осуществляться поиск. В данном примере это вторая таблица с прайс-листом. Осуществляем переход на нее и выбираем необходимые значения. 

      Данные нужно обязательно фиксировать, чтобы Excel не менял ссылки в зависимости от местонахождения ячейки, в которой вставлена формула. Для этого необходимо сделать ее абсолютной, что легко делается с помощью клавиши F4. То, что все получилось, мы поймем по специфическому значку доллара перед ссылками на строки и колонки.

    • Номер столбца. В этом аргументе мы пишем цифру два.
    • Интервальный просмотр. Этот параметр нужен, если ищутся только приблизительные данные. Этот аргумент может принимать два значения «Истина» и «Ложь». Мы запишем второй вариант, поскольку нам требуется точная информация.

  4. После этого нажимаем кнопку «ОК».
  5. Далее функция размножается на всю колонку, воспользовавшись маркером автозаполнения, потянув за правый нижний угол ячейки по направлению вниз. 

Как следствие, у нас получится такая симпатичная табличка. Далее схема очень простая. Для того, чтобы обнаружить стоимость полученной продукции на складе, необходимо умножить количество товара на его цену. 

После применения функции ВПР две таблицы оказались связанными между собой. В случае изменения цены, поменяется и итоговая стоимость всех товаров, которые пришли на склад. Если это так и нужно, то все ОК. Но в некоторых ситуациях нужно избежать такой проблемы.

Как это сделать? Можно применить «Специальную вставку». Последовательность действий следующая:

  1. Выделяем нужную колонку и делаем правый клик мыши.
  2. Копируем колонку.
  3. Оставляем выделение, опять делаем правый клик мыши и нажимаем «Специальная вставка», после чего появится меню, в котором нужно установить радиокнопку возле пункта «Значения».

В самом конце нужно подтвердить свои действия с помощью кнопки «ОК».

7

Теперь не будет формулы в ячейках, и поэтому значения не будут изменяться при коррекции цены товара.

Аргументы функции. Функция ВПР в Excel.

Искомое_значение.

Значение поиска, которое должно быть найдена в указанном нами диапазоне, в строке Таблица. В нашем примере мы указываем Конфеты Ж (ячейка Е3, Таблица №2). Так как это значение идет первое в столбце Название конфет, Таблица №2. (Это не принципиально, но удобно). Это значение, которое будет искать наша функция в Таблице №1.

Что бы выбрать нужную нам ячейку с значением, достаточно просто стать курсором в строку Искомое_значение, а потом клацнуть левой кнопкой мыши, по нужной ячейке в таблице ( В нашем примере ячейка Е3).

Таблица.

Здесь необходимо указать диапазон таблицы, в которой будет происходить поиск нужного нам значения и данных, которые мы хотим перенести. В нашем примере это Таблица №1. Значение, по которому будет происходить поиск это название конфет. Данные, которые мы хотим перенести, это цена конфет. Мы просто ставим курсор в строку Таблица и выделяем нужный нам диапазон. В нашем примере это диапазон Таблицы №1 — B1:C12. При этом ссылки нужно сделать абсолютными, добавив знак $. Это можно сделать, просто добавив эти знаки к ячейкам диапазона, в строке Таблица  —  $B$1:$C$12.

Можно присвоить нашему диапазону имя, и прописать его в строке Таблица.

Как это сделать. Выбираем нужный нам диапазон. Таблица №1. Выбираем закладку Формулы, кнопка Задать имя. Нажимаем. Появляется диалоговое окно Создание имени. Пишем любое имя. Но нужно его запомнить. Например Конфеты. Нажимаем ОК.

В строке Таблица, вместо диапазона нужно будет ввести имя, которое мы присвоили – Конфеты

Номер_столбца.

Функция ВПР осуществляет поиск значение в самом левом столбце таблицы указанного диапазона поиска. Функция присваивает этому столбцу номер 1, по умолчанию. В нашем примере самый левый столбце, это Название конфет в Таблице №1. А в строке Номер_столбца, нам нужно указать, какой номер по порядку имеет столбец, из которого нужно перенести данные. В нашем примере это столбце Цена в Таблице №1. Он «второй» по порядку, если считать слева на право, от столбца Название конфет, Таблица №1. Поэтому в строку Номер_столбца мы пишем цифру 2. Если бы столбец Цена, Таблица №1 был бы расположен по порядку не на втором месте, а предположим на десятом, то мы соответственно указывали бы в строке Номер_столбца цифру 10.

Интервальный _просмотр.

В этой строке мы пишем цифру ноль «0». Это значит, что функция ВПР будет осуществлять поиск точных совпадений между значениями поиска (Искомое_значение) и значениями в крайнем левом столбце диапазона поиска (Таблица). В нашем примере поиск точных совпадений будет происходить между столбцом Название конфет, Таблица №1, и столбцом Название конфет в Таблице №2.

Если мы поставим цифру один «1», функция будет осуществлять поиск не точного совпадения, а приближенного к нашему критерию поиска.

Вот как это выглядит все вместе.

Нажимаем ОК.

Протягиваем формулу по всему столбцу Цена в Таблице №2. Все цены перенесены с Таблице №1 в Таблицу №2.

Поиск и подстановка по нескольким условиям

Постановка задачи

Если вы продвинутый пользователь Microsoft Excel, то должны быть знакомы с функцией поиска и подстановки ВПР или VLOOKUP (если еще нет, то сначала почитайте эту статью, чтобы им стать). Для тех, кто понимает, рекламировать ее не нужно — без нее не обходится ни один сложный расчет в Excel. Есть, однако, одна проблема: эта функция умеет искать данные только по совпадению одного параметра. А если у нас их несколько?

Предположим, что у нас есть база данных по ценам товаров за разные месяцы:

Нужно найти и вытащить цену заданного товара (Нектарин) в определенном месяце (Январь), т.е. получить на выходе152, но автоматически, т.е. с помощью формулы. ВПР в чистом виде тут не поможет, но есть несколько других способов решить эту задачу.

Способ 1. Дополнительный столбец с ключом поиска

Это самый очевидный и простой (хотя и не самый удобный) способ. Поскольку штатная функция ВПР (VLOOKUP) умеет искать только по одному столбцу, а не по нескольким, то нам нужно из нескольких сделать один!

Добавим рядом с нашей таблицей еще один столбец, где склеим название товара и месяц в единое целое с помощью оператора сцепки (&), чтобы получить уникальный столбец-ключ для поиска:

Теперь можно использовать знакомую функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска склеенной пары НектаринЯнварь из ячеек H3 и J3 в созданном ключевом столбце:

Плюсы : Простой способ, знакомая функция, работает с любыми данными.

Минусы : Надо делать дополнительный столбец и потом, возможно, еще и прятать его от пользователя. При изменении числа строк в таблице — допротягивать формулу сцепки на новые строки (хотя это можно упростить применением умной таблицы).

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН

Если нужно найти именно число (в нашем случае цена как раз число), то вместо ВПР можно использовать функцию СУММЕСЛИМН (SUMIFS) , появившуюся начиная с Excel 2007. По идее, эта функция выбирает и суммирует числовые значения по нескольким (до 127!) условиям. Но если в нашем списке нет повторяющихся товаров внутри одного месяца, то она просто выведет значение цены для заданного товара и месяца:

Плюсы : Не нужен дополнительный столбец, решение легко масштабируется на большее количество условий (до 127), быстро считает.

Минусы : Работает только с числовыми данными на выходе, не применима для поиска текста, не работает в старых версиях Excel (2003 и ранее).

Способ 3. Формула массива

О том, как спользовать связку функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) в качестве более мощной альтернативы ВПР я уже подробно описывал (с видео). В нашем же случае, можно применить их для поиска по нескольким столбцам в виде формулы массива. Для этого:

  1. Выделите пустую зеленую ячейку, где должен быть результат.
  2. Введите в строке формул в нее следующую формулу:

Нажмите в конце не Enter, а сочетание Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу не как обычную, а как формулу массива.

Как это на самом деле работает:

Функция ИНДЕКС выдает из диапазона цен C2:C161 содержимое N-ой ячейки по порядку. При этом порядковый номер нужной ячейки нам находит функция ПОИСКПОЗ. Она ищет связку названия товара и месяца (НектаринЯнварь) по очереди во всех ячейках склеенного из двух столбцов диапазона A2:A161&B2:B161 и выдает порядковый номер ячейки, где нашла точное совпадение. По сути, это первый способ, но ключевой столбец создается виртуально прямо внутри формулы, а не в ячейках листа.

Плюсы : Не нужен отдельный столбец, работает и с числами и с текстом.

Минусы : Ощутимо тормозит на больших таблицах (как и все формулы массива, впрочем), особенно если указывать диапазоны «с запасом» или сразу целые столбцы (т.е. вместо A2:A161 вводить A:A и т.д.) Многим непривычны формулы массива в принципе (тогда вам сюда).

Почему функция не работает

Как видим, с помощью функции ВПР пользователь способен достать почти любую информацию с электронных таблиц. Тем не менее, в некоторых случаях пользователь может столкнуться с неудачей в ее использовании. Почему так происходит? Этому есть множество причин. Мы выберем наиболее частые.

Нужно точное совпадение

В последнем аргументе «Интервальный просмотр» нет острой необходимости, но важно понимать, что значение по умолчанию – ИСТИНА. Следовательно, чтобы функция без этого аргумента работала правильно, значения должны быть отсортированы по возрастанию

Поэтому если требуется уникальное значение, то нужно обязательно указывать последний аргумент со значением ЛОЖЬ.

Необходима фиксация ссылок на таблицу

Вероятно, у вас появится необходимость применить сразу несколько этих функций, чтобы получить больший объем данных

Если ВПР будет копироваться в несколько ячеек, то важно сделать часть ссылок абсолютными. . Очень хорошо это видно на примере ниже

Здесь были введены неверные диапазоны, и из-за этого функция не хочет работать

Очень хорошо это видно на примере ниже. Здесь были введены неверные диапазоны, и из-за этого функция не хочет работать.

19

Чтобы решить эту проблему, достаточно просто нажать на клавишу F4, чтобы зафиксировать адрес ссылки.

Простыми словами, формула должна обрести следующий вид.

=ВПР(($H$3;$B$3:$F$11;4;ЛОЖЬ)

Вставлена колонка

Для чего нужен аргумент «номер столбца»? Для того, чтобы задать функции, какие именно данные должны быть извлечены. 

В этом кроется проблема, связанная с тем, что в качестве аргумента нужно передавать число. Ведь достаточно просто вставить лишний столбец на это место, как работоспособность формулы оказывается под вопросом и все нужно переделывать.

20

Но какой бы трагичной не казалась эта ситуация, у нее есть сразу два варианта решения. Если изменения в таблицу после того, как будет создана финальная версия документа, не требуются, можно его просто заблокировать. Тогда пользователи, которые читают документ, не смогут вставить лишнюю колонку.

Но так бывает не всегда. Тогда на помощь придет второе решение. Мы знаем, что в качестве аргумента функции может использоваться другая функция. Вот это и решение. Нужно просто использовать функцию ПОИСКПОЗ, которая возвращает правильный номер столбца. 

Увеличение размеров таблицы

После добавления новых строк в документ возможна необходимость изменения формулы с использованием функции ВПР, чтобы и они анализировались на предмет наличия определенной строки. На этом скриншоте демонстрируется пример этой ошибки. Здесь формула игнорирует некоторые ряды таблицы и поэтому не может найти нужный фрукт.

21

Чтобы решить эту проблему, необходимо превратить диапазон в таблицу. После этого новые строки будут автоматически добавляться к таблице и к формуле ВПР, соответственно. Также вместо таблицы возможно использование именованного диапазона.

Функция не умеет анализировать данные слева

Да, такое ограничение есть в функции ВПР, и с этим придется мириться. Она не умеет получать данные из тех столбцов, которые располагаются слева. Функция умеет лишь находить требуемые значения в крайней левой колонке и справа от нее.

Решение этой проблемы находится вообще вне плоскости функции ВПР. Простыми словами, ее вообще не нужно использовать. В качестве альтернативы, не имеющей такого ограничения, можно использовать сочетание функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Дублирование данных

Еще один недостаток функции в том, что она умеет извлекать лишь первое найденное значение, нужно удалить дубликаты с помощью кнопки «Удалить дубликаты», располагаемой на вкладке «Данные».

Также возможно использование сводной таблицы в случае, если дубликаты оказываются нужны.

Как работает функция?

Программа после поиска искомого значения переходит во второй столбец, чтобы извлечь возвращаемый элемент.

С одним условием

Рассмотрим функцию на простом примере поиска сотрудника по присвоенному ему коду. Таблицу нужно отсортировать в порядке возрастания.

  1. Кликнуть по ячейке справа от таблицы или под ней и вписать искомый номер.
  2. В ячейке рядом ввести функцию ВПР через знак «=», либо же использовать опцию «Вставить функцию» в разделе «Формулы». Проще использовать именно опцию – там есть подсказки, какие именно данные нужны.

  3. Задать параметры поиска, заполнив соответствующие поля. Интервальный просмотр в данном случае пропустим.

  4. Нажать «Enter» – и появится результат поиска.

Когда таблица не отсортирована и данные введены в хаотичном порядке, результат будет неправильный – программа найдет ближайшее соответствие («ИСТИНА»). Но можно не сортировать таблицу, а указать интервальный просмотр «ЛОЖЬ».

Чтобы найти другой элемент, следует просто изменить первый аргумент, и результат автоматически преобразится.

С несколькими условиями

Часто на практике требуется сравнить данные нескольких диапазонов и выбрать значение с учетом 2-х и более критериев. Здесь задействована также функция ЕСЛИ, которая отвечает как раз за условия.

Из таблицы нужно найти показатель выручки по конкретному менеджеру в определенный день:

  1. В первую выделенную ячейку вписать дату, во вторую – фамилию менеджера. В третьей ячейке будет происходить поиск.

  2. Кликнуть по пустой ячейке и ввести формулу =ВПР(G1;ЕСЛИ(C2:C12=G2;A2:D12;»»);4;0).

  3. Для подтверждения действия зажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. Нажатие на «Enter» не сработает в этом случае, потому что формула должна быть выполнена в массиве (об этом свидетельствуют скобки «{}», в которые взята вся формула).

Поиск по нескольким столбцам

Объем данных расширен, и нужно найти конкретное значение среди нескольких столбцов, просуммировав данные с помощью функции СУММ.

  1. Кликнуть по ячейке и ввести формулу =СУММ(ВПР(G1;A1:D12;{2;3;4};ЛОЖЬ)). Для третьего аргумента перечисление столбцов происходит в скобках «{}».

  2. Одновременно зажать клавиши Ctrl+Shift+Enter. В результате формула будет взята в фигурные скобки «{}».

Программа сравнивает данные в таблице и, как только определяет точное совпадение, суммирует их.

Таким же способом можно найти среднее значение с помощью СРЗНАЧ: =СРЗНАЧ(ВПР(G1;A1:D12;{2;3;4};ЛОЖЬ)).

Сравнение двух таблиц

ВПР помогает сопоставить значения в таблицах.

Необходимо сравнить зарплату сотрудников за 2 месяца, для этого:

  1. В таблице с зарплатой за март добавить еще один столбец.

  2. Клацнуть по первой ячейке в столбце и написать функцию ВПР со следующими аргументами: =ВПР($A$2:$A$12;ссылка_на_новый_лист!$A$2:$B$12;2;ЛОЖЬ). То есть нужно выделить диапазон с фамилиями менеджеров и сделать ссылки (строки и столбца) неизменными с помощью знака «$», посмотреть его в таблице с новой зарплатой, взять данные из второго столбца новой зарплаты и подставить их в ячейку С2. В результате отобразится первый результат.

  3. При помощи маркера заполнения протянуть полученное значение вниз.

По желанию теперь можно найти численную и процентную разницу.

Поиск в выпадающем списке

Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе элемента из выпадающего списка отображалось его числовое значение.

Для создания раскрывающегося списка:

  1. Поставить курсор в ячейку, где он будет располагаться.
  2. Перейти в раздел книги «Данные» – «Проверка данных».

  3. В «Типе данных» выбрать «Список», задать диапазон (в нашем случае – фамилии менеджеров).

  4. Нажать «Ок». Отобразится список.

  5. В следующую ячейку вписать функцию ВПР. Первый аргумент – ссылка на раскрывающийся список, второй – диапазон таблицы, третий – номер столбца, четвертый – «ЛОЖЬ». В итоге получится следующее: =ВПР(E1;A1:B12;2;ЛОЖЬ). Нажать «Enter».

Меняется фамилия в списке – меняется и зарплата.

Перенос данных

Есть таблица с менеджерами и объемом их продаж. Во второй таблице значится сумма премии за продажу для каждого менеджера. Необходимо перенести данные в левую таблицу, чтобы подсчитать общую выручку (произведение объема продаж и премии за 1 продажу: =ПРОИЗВЕД(C2*D2)).

  1. Выделить первую ячейку с премией в левой таблице. Написать функцию с аргументами, сделать неизменными значения из второй таблицы, указать в третьем аргументе столбец 2, вместо «ЛОЖЬ» можно вписать 0: =ВПР(B2;$G$2:$H$12;2;0)

  2. Протянуть формулу вниз, чтобы заполнить все ячейки.
Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector