Заполнение таблицбазы данных access 2007

Вычисляемые поляв запросе БД Access 2003

2010-02-28

Владимир Ткаченко

В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете.

Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения.

Выражения — это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

• идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);
• операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);
• функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)
• константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);
• значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).

Примеры Выражения:

• =/1,2, где «=» — опрератор, — имя поля, а 1,2 — значение;
• Date(), где Date — имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора.

Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться итоговые оценки (ниже на 20% от полученных по результатам рейтинга). Для решения этой задачи откроем бланк «Запроса 3» в режиме конструктора (Рис. 1).

Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля можно применить «Построитель выражений». Для этого надо установить курсор в свободное поле и выбрать на панели инструментов команду Построить (можно также воспользоваться контекстным меню), откроется окно Построитель выражений.

В верхней области построителя расположено текстовое поле выражения, предназначенное для записи выражения. Ниже поля выражения размещается строка с операторами. Три текстовых поля в нижней области используются для выбора элементов, которые могут быть вставлены в текстовое поле выражения. Выражение можно записать с клавиатуры или сформировать из готовых функций, операторов и других элементов.

Для поставленной задачи в Построитель можно ввести выражение =/1,2 с клавиатуры (Рис.2) и щелкнуть на кнопке ОК. Рис. 2.

В результате в бланке запроса появится вычисляемое поле =/1,2

Рис. 3.

Далее надо закрыть бланк запроса в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В таблице вычисляемое поле состоит из слова «Выражение» и цифры 1, которая показывает, каким по счету создано выражение. Необходимо также отметить, что результаты вычислений, отображаемые в записях, не отформатированы.

Рис. 4.

С учетом вышеизложенного следует изменить название вычисляемого поля и отформатировать его. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора и слово Выражение1 заменить на «Итог_оценка». Затем щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно Свойства поля (Рис. 5)

Рис. 5.

В окне Свойства поля установить формат, например Фиксированный и закрыть это окно. Затем закрыть запрос в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В результате на экране будет отображен запрос с отформатированным вычисляемым полем. Необходимо отметить, что значения вычисляемого поля не хранятся в базе данных, а являются результатом вычислений при формировании запроса.

БД «Библиотека»

Мы уже знаем алгоритм создания файла для новой базы данных:

1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных — Создать
2. Сохранить как (не забудьте указать свою папку) новое имя базы данных Библиотека.

Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию — база данных MicrosoftAccess — (*.mdb).

Открывается новая база данных. Нажимаем создать появляется пустая таблица. Переходим в режим конструктора.  Программа предлагает сохранить таблицу – вводим имя (например Читатель) — ок. Появилось одно ключевое поле (напротив нарисован ключ).  Пока это поле удалите, эту процедуру можно сделать после создания всех таблиц.

Сделаем 5 полей в таблице Читатель: фамилия, имя, домашний адрес, номер паспорта и телефон.

И для каждого введем тип данных — текстовый или числовой (подумай и реши какой тип подходит к каждому полю). 

Можно ввести маску ввода, т.е вид или формат записи. Посмотрите таблицу, которая расположена в окне редактора ниже заполняемой.

 Например, для телефона можно указать такую маску (8(###)-###-##-##).

Правой кнопкой нажимаем на таблице – закрыть – сохранить.

Создаем следующую таблицу по образцу – создание – конструктор таблиц. Ее назовем  Выдача книг.

В ней добавим следующие поля — дата выдачи, дата возврата и рейтинг.

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.

1. 2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

1. 3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

1. 4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Создание структуры таблицы БД Access командой CREATE TABLE языка SQL

Здравствуйте,

Создание связей между наборами данных

уважаемые подписчики!

Инструкция SQL (SELECT) или запрос на выборку данных из таблиц БД Access рассмотрена в работе SQL — язык доступа и управления СУБД Access. В этой статье рассмотрим инструкцию SQL (CREATE TABLE) запроса на изменение.

К этому типу запросов относятся запросы на создание таблицы, на
добавление или на удаление записей в таблице и запросы на ее обновление.
Структуру таблицы можно создать с помощью оператора CREATE TABLE языка
SQL.

Рассмотрим создание структуры таблиц базы данных БД «Деканат» на основе модели «сущность – связь» в СУБД Access с помощью запросов SQL. Для этого создадим новую базу данных sql_training_st.mdb в приложении Access 2007.

Рис. 1.

Следует отметить, что файл новой базы данных сохраним в формате
Access 2002-2003. После создания новой БД, в окне приложения будет
отображаться окно БД на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с
именем Таблица 1 в режиме таблица.

Рис. 2.

Закрываем Таблицу1, щелкнув правой кнопкой мыши на Таблица1 в
окне редактирования, и в контекстном меню выбрав команду Закрыть. Далее
создадим структуру таблицы Группы аналогичную структуре таблицы Группы, созданной в Конструкторе, используя команду SQL create table.

Для этого в окне БД щелкаем левой кнопкой мыши на вкладке Создание и
выбираем команду «Конструктор запросов». В результате в окне
редактирования откроется объект «Запрос1» и окно диалога «Добавление
таблицы». Закроем окно диалога, щелкнув левой кнопкой мыши на
пиктограмме «Закрыть» в правом верхнем углу этого окна.

Рис. 3.

Затем создаем структуру таблицы «Группы», для этого выберем режим
SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне
запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Группы
(КодГруппы COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
Название char(6),
Курс int,
Семестр int);

Сохраняем запрос с именем «Создание Группы». В результате в
«Области переходов» появится несвязанный объект — «Создание Группы».
После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на
пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table
Группы» в «Области переходов» появится объект — «Группы: таблицы».

Рис. 4.

Закроем окно «Создание Группы» и откроем объект – «Группы: таблица» в режиме конструктора.

Рис. 5.

Созданная с помощью запроса на изменение структура таблицы
«Группы» аналогична структуре таблицы «Группы студентов», созданной в режиме «Конструктор».

С
уважением, Владимир Ткаченко

Обучение в
интернет
информатике, основам компьютерных сетей и телекоммуникаций 

________________________________________________________________________________

Copyright Обучение
в Интернет,
2015. All
Rights Reserved. Vladimir Tkachenko

Access 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО

Интерфейс Microsoft Access 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.

1. Измените размер окна или закройте базу данных: Щелкните значок Access, чтобы изменить размер окна или переместить его, либо закрыть базу данных.
2. Используйте элементы управления, расположенные на панели быстрого доступа: Вы можете быстро добавить или изменить элементы управления в форме или отчете, щелкнув значок инструментов, когда форма или отчет открыты в конструкторе или режиме макета.
3. Обращайтесь к справке: Чтобы открыть содержимое справки, щелкните вопросительный знак.
4. Скрывайте ленту: Чтобы скрыть ленту, оставив на виду только имена вкладок, щелкните стрелку, направленную вверх. Открывайте диалоговые окна: Чтобы открыть дополнительные параметры группы, нажмите кнопку вызова диалогового окна. Кнопки режимов: Вы можете переключиться в любой из режимов, доступных для текущего объекта, щелкнув соответствующий значок.
5. Кнопки вызова диалоговых окон: Если в правом нижнем углу группы команд на ленте отображается такой значок, вы можете щелкнуть его, чтобы открыть окно с дополнительными параметрами.
6. Строка состояния: Здесь отображается информация о текущем режиме.
7. Применяйте к объектам фильтры: Введите в поле поиска ключевое слово, чтобы отфильтровать объекты в базе данных.
8. Управление файлами: Открывайте, закрывайте и печатайте файлы, делитесь ими и сохраняйте их в форматах предыдущих версий или в виде шаблонов. Вы также можете сжать и восстановить базу данных или зашифровать ее.

Интерфейс Microsoft Access 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями

Вкладка «Учетная запись»

В Access 2013 на вкладке Файл выберите пункт Учетная запись. Здесь вы сможете изменить сведения о пользователе, выбрать другой фон или тему, просмотреть список доступных служб и добавить новые, отобразить сведения о своих продуктах Office и управлять подписками на них.

Вкладка «Учетная запись»

Куда исчезла команда «Создать резервную копию»

Создавать резервные копии важных данных всегда полезно. Чтобы сделать это в Access 2013, на вкладке Файл выберите команду Сохранить как. Затем в разделе Сохранить базу данных как → Дополнительно выберите команду Резервная копия базы данных.

Куда исчезла команда «Создать резервную копию»

Действия, которые вам могут потребоваться

Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Access 2013.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.

1. 2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

1. 3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

1. 4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Определение ключевых полей

Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Затем в появившемся окне Индексы (Indexes) нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле (Primary Key).

Рассмотрим в качестве примера применения составного ключа таблицу «Заказано» (OrderDetails) базы данных (Northwind) (рис. 2.23).

В данном случае в качестве составного ключа используются поля «Код заказа» (OrderlD) и «КодТовара» (ProductID), т. к. ни одно из этих полей в отдельности не гарантирует уникальность записи. При этом в таблице выводится не код товара, а наименование товара, т. к. поле «КодТовара» (ProductID) данной таблицы содержит подстановку из таблицы «Товары» (Products), а значения полей «КодТовара» (ProductID) этих таблиц связаны отношением «один-ко-многим» (одной записи таблицы «Товары» (Products) может соответствовать несколько записей таблицы «Заказано» (OrderDetails)). Оба поля могут содержать повторяющиеся значения. Так, один заказ может включать в себя несколько товаров, а в разные заказы могут включаться одинаковые товары. В то же время сочетание полей «КодЗаказа» (OrderlD) и «КодТовара» (ProductID) однозначно определяет каждую запись таблицы «Заказы» (OrderDetails).

Чтобы изменить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выбрать имеющиеся ключевые поля.
3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля.
4. Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.
5. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Чтобы удалить ключ, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).
3. Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».

1. 2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

1. 3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

1. 4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

1. 5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.

1. Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.

1. Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

1. 6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.

1. Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.

1. Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.

1. Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

1. 7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

1. 8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. 1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

1. 2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».

1. 3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать … 32, 33, 35, 36 … а не … 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 1.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Рис. 2.

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

Рис. 3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Рис. 4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Рис. 5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Рис. 6.

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например . В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Рис. 7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

Рис. 8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».

1. 2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

1. 3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

1. 4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

1. 5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.

1. Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.

1. Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

1. 6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.

1. Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.

1. Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.

1. Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

1. 7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

1. 8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. 1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

1. 2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».

1. 3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать . 32, 33, 35, 36 . а не . 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Свойства таблиц и полей в Access

У полей и таблиц есть свойства, позволяющие управлять их работой и характеристиками:

1. Это свойства таблицы.
2. Это свойства поля.

В БД Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться.

Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы Access. Кроме того, можно настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля».

Создание структуры таблицы БД Access командой CREATE TABLE языка SQL

2015-07-04

Инструкция SQL (SELECT) или запрос на выборку данных из таблиц БД Access рассмотрена в работе SQL — язык доступа и управления СУБД Access. В этой статье рассмотрим инструкцию SQL (CREATE TABLE) запроса на изменение.

К этому типу запросов относятся запросы на создание таблицы, на добавление или на удаление записей в таблице и запросы на ее обновление. Структуру таблицы можно создать с помощью оператора CREATE TABLE языка SQL.

Рассмотрим создание структуры таблиц базы данных БД «Деканат» на основе модели «сущность – связь» в СУБД Access с помощью запросов SQL. Для этого создадим новую базу данных sql_training_st.mdb в приложении Access 2007.

Рис. 1.

Следует отметить, что файл новой базы данных сохраним в формате Access 2002-2003. После создания новой БД, в окне приложения будет отображаться окно БД на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица.

Рис. 2.

Закрываем Таблицу1, щелкнув правой кнопкой мыши на Таблица1 в окне редактирования, и в контекстном меню выбрав команду Закрыть. Далее создадим структуру таблицы Группы аналогичную структуре таблицы Группы, созданной в Конструкторе, используя команду SQL create table.

Для этого в окне БД щелкаем левой кнопкой мыши на вкладке Создание и выбираем команду «Конструктор запросов». В результате в окне редактирования откроется объект «Запрос1» и окно диалога «Добавление таблицы». Закроем окно диалога, щелкнув левой кнопкой мыши на пиктограмме «Закрыть» в правом верхнем углу этого окна.

Рис. 3.

Затем создаем структуру таблицы «Группы», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Группы
(КодГруппы COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
Название char(6),
Курс int,
Семестр int);

Сохраняем запрос с именем «Создание Группы». В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект — «Создание Группы». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Группы» в «Области переходов» появится объект — «Группы: таблицы».

Рис. 4.

Закроем окно «Создание Группы» и откроем объект – «Группы: таблица» в режиме конструктора.

Рис. 5.

Созданная с помощью запроса на изменение структура таблицы «Группы» аналогична структуре таблицы «Группы студентов», созданной в режиме «Конструктор».

Затем создаем структуру таблицы «Студенты», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Студенты
(КодСтудента COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
КодГруппы int,
Фамилия char(20),
Имя char(15),
Отчество char(15),
Пол char(1),
Дата_рождения DATE,
Место_рождения MEMO,
FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы));

Для описания связей между таблицами «Группы» и «Студенты» через поле «КодГруппы» (отношение «один-ко-многим»), а также обеспечения целостности базы
данных применена запись «FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы)».

Сохраняем запрос с именем «Создание Студенты». В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект — «Создание Студенты». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Студенты» в «Области переходов» появится объект — «Студенты: таблицы».

Рис. 6.

Как добавить поле в таблицу Access посредством ввода данных?

Для добавления нового поля при открытии существующей или создании новой таблицы в режиме таблицы, введите искомые данные в столбец таблицы “Добавить поле (1)”. Тип данных для поля определяется автоматически, и будет зависеть от того, какое значение введено. Если тип данных для введенного значения поля явно не указан, Access устанавливает текстовый тип, однако при желании вы можете указать любой необходимый тип.

Чтобы ввести данные в столбец “Добавить поле”:

1. Для перехода в режим таблицы, щелкните на требуемую таблицу правой кнопкой мыши в области навигации, после чего в контекстном меню кликните на опцию “Режим таблицы”.
2. Укажите имя генерируемого поля в столбце “Добавить поле”. В качестве имени воспользуйтесь уникальным описательным наименованием, точно идентифицирующим данное поле.
3. Введите данные в новое сгенерированное поле.

Показать видеоинструкцию

Видеоинструкция

Telegram

Ответы на другие вопросы:

Создание собственной темы в PowerPoint 2019

Создание презентации в PowerPoint 2019

Создание и назначение цветовых категорий Outlook 2019

Создание базы данных в Access 2019